Prosedur Izin Lengkap

Halaman ini merupakan lanjutan dari โ€œProsedur Izin (Ikhtisar)โ€ yang sebaiknya Anda baca terlebih dahulu sebelum mempelajari panduan di sini. Pada halaman ini, kami akan menjelaskan secara lebih rinci mengenai seluruh langkah dan ketentuan yang perlu dilakukan apabila Anda ingin mengajukan izin magang di Volunoid.

Sebelum masuk ke langkah-langkah teknis, penting untuk memahami sistem kerja izin yang kami terapkan. Dengan begitu, Anda akan mengerti mengapa aturan izin diatur sedemikian rupa dan bagaimana setiap prosedur tersebut dirancang untuk menjaga kedisiplinan sekaligus memberikan keadilan bagi seluruh peserta magang.

Sistem Kerja Izin

Saat Anda ingin mengajukan izin, pastikan untuk menyiapkan bukti pendukung, baik berupa surat resmi maupun video penjelasan pribadi sesuai ketentuan.

Setelah Anda mengisi formulir izin, maka sistem akan secara otomatis mengirimkan dua email ke alamat Anda:

  1. Email salinan formulir, berisi rekap dari data yang Anda isi.
  2. Email konfirmasi, menyatakan bahwa permintaan izin Anda telah kami terima.

Perlu dicatat: Pada tahap ini, izin Anda belum diverifikasi, dan email tersebut hanya sebagai tanda bahwa data Anda sudah masuk ke sistem.

Setelah itu, sistem akan secara otomatis meneruskan informasi izin Anda ke mentor dan koordinator melalui email. Karena itu, Anda tidak perlu mengirimkan pesan ulang lewat chat atau WhatsAppโ€”semuanya sudah kami kelola secara otomatis.

Selanjutnya, tim internal akan melakukan proses validasi terhadap izin yang Anda ajukan.

  • Jika izin dinyatakan valid, maka tidak ada masalah dan status izin Anda disetujui. Tidak ada konfirmasi lanjutan atas izin yang disetujui.
  • Namun jika ada kesalahan, seperti data tidak lengkap, video tidak sesuai, atau bukti tidak bisa diverifikasi, maka Anda akan diminta untuk membuat SPK (Surat Pernyataan Kesalahan).
    • Dalam permintaan SPK tersebut, akan ada waktu izin yang Anda ajukan, nomor izin, dan alasan mengapa izin tersebut invalid, untuk mengidentifikasi SPK tersebut ditujukan pada kasus izin yang mana.
    • Kami hanya akan memberitahukan satu alasan mengapa izin dianggap tidak valid, meskipun mungkin ada beberapa kesalahan. Satu alasan saja sudah cukup bagi kami untuk menyatakan bahwa seluruh permintaan izin yang diajukan tidak valid.
  • Proses validasi ini biasanya dilakukan 1 minggu sekali, tapi kadang dilakukan di hari yang sama. Sehingga, ada kemungkinan jika izin Anda tidak valid, di hari akhir minggu, ada permintaan SPK yang ditujukan kepada Anda.

Kategori Izin

Kategori Izin yang Diperbolehkan

1. Izin dengan Surat Resmi

Izin penuh akan diberikan kepada peserta yang menyertakan surat resmi. Surat resmi tersebut harus memuat tanda tangan, nama terang, stempel, dan elemen-elemen pendukung lain yang akan dijelaskan pada bagian terpisah. 

Selama surat tersebut memenuhi kriteria dan dapat diverifikasi, maka alasan apa pun yang tercantum di dalamnya akan kami terima sebagai alasan izin yang sah.

2. Izin Tanpa Surat Resmi (dengan Konsekuensi)

Ada beberapa kategori izin yang masih kami perbolehkan meskipun tidak dilengkapi surat resmi, namun tetap harus diajukan sesuai prosedur. Artinya, izin tetap harus menyertakan video penjelasan, serta mengikuti prosedur yang berlaku.

Kategori izin tanpa surat resmi yang diperbolehkan, antara lain:

  • Acara kampus yang berhubungan dengan magang: Peserta diperbolehkan izin untuk mengikuti agenda kampus yang benar-benar relevan dengan program magangnya. Contohnya seperti konsultasi dengan dosen pembimbing atau kegiatan administrasi kampus yang berhubungan dengan pelaporan magang.
    • Namun, ini tidak termasuk kegiatan ekstrakurikuler, klub, atau organisasi kampus yang bersifat hobi maupun minat pribadi. 
    • Selain itu, menghadiri kelas perkuliahan juga tidak termasuk, karena program magang di Volunoid memang tidak boleh dilakukan bersamaan dengan kuliah.
  • Kecelakaan: Jika mengalami kecelakaan yang mengganggu aktivitas magang, izin bisa diberikan. Namun, tidak berlaku untuk kecelakaan ringan seperti tergores, memar kecil, atau cedera sepele lainnya.
  • Kematian Anggota Keluarga: Peserta diperbolehkan izin apabila ada anggota keluarga yang meninggal dunia. Namun, untuk kematian kerabat jauh, tetangga, atau teman, izin tidak dapat digunakan. Kehadiran ke acara duka cita tersebut diharapkan dilakukan di luar jam magang.
  • Sakit: Peserta dapat izin sakit meskipun tanpa surat dokter, selama kondisinya benar-benar tidak memungkinkan untuk mengikuti kegiatan magang. Namun, bukan untuk sakit ringan seperti pusing biasa, pegal-pegal, atau flu ringan.
  • Urusan Polisi: Peserta dapat izin jika menghadiri urusan resmi dengan kepolisian, misalnya pemanggilan sebagai saksi, pemeriksaan perkara, atau persidangan non-kriminal tertentu.
    • Namun, tidak termasuk urusan administrasi seperti perpanjangan SIM, STNK, atau pembuatan SKCK, serta tidak berlaku untuk kasus pelanggaran lalu lintas sederhana.
  • Bencana Alam: Jika peserta terdampak bencana alam (banjir, gempa bumi, tanah longsor, kebakaran, dll.), maka izin akan diberikan. Kondisi ini dipahami sebagai keadaan darurat yang tidak memungkinkan peserta hadir, sehingga dapat diajukan meskipun tanpa surat resmi, selama ada penjelasan dan bukti yang masuk akal (misalnya dokumentasi foto atau video kondisi sekitar).

Kategori Izin: Lain nya

Apabila Anda perlu mengajukan izin tetapi alasan yang dimaksud tidak termasuk dalam kategori yang telah dijelaskan sebelumnya, Anda tetap dapat mengajukannya dengan memilih opsi โ€œLainnyaโ€.

Kategori “Lain nya” ini ditampilkan pada halaman pengajuan izin. Namun, perlu dipahami bahwa izin dengan kategori โ€œLainnyaโ€ pada dasarnya termasuk jenis izin yang tidak diperbolehkan, dan statusnya hampir setara dengan mangkir.

Tampilan kategori izin lain nya

Namun harap diperhatikan, bahwa izin dengan kategori “Lain nya” ini berarti merupakan jenis izin yang tidak diperbolehkan, dan kondisi nya hampir sama dengan Mangkir.

Contoh Kasus:

Anda mendapatkan undangan pernikahan saudara, dan acara tersebut berlangsung pada jam kerja magang. Anda memutuskan untuk tidak hadir magang dan memilih datang ke acara pernikahan tersebut, kemudian mengajukan izin dengan kategori โ€œLainnyaโ€.

Implikasi:

Pengajuan izin pada kategori โ€œLainnyaโ€ berarti alasan tersebut tidak memenuhi kategori izin yang diperbolehkan, seperti acara kampus yang berhubungan langsung dengan magang, kecelakaan, kedukaan keluarga inti, dan sebagainya.

Meskipun demikian, karena peserta tetap mengajukan izin melalui prosedur yang benar, statusnya tidak dinyatakan sebagai mangkir. Akan tetapi, peserta tetap akan diminta membuat Surat Pernyataan Kesalahan (SPK) dalam jumlah yang cukup banyak, meskipun tidak sebanyak apabila tidak mengajukan izin sama sekali.

Kategori Izin yang Kadang di Salah artikan

Beberapa jenis aktivitas berikut sering disalah artikan sebagai izin yang diperbolehkan, padahal sebenarnya tidak termasuk kategori izin yang kami setujui. Untuk itu, kami jelaskan secara khusus agar tidak terjadi kesalahpahaman dan juga sebagai penandasan.

1. Kegiatan Kampus yang Tidak Relevan dengan Magang

Jika Anda mengikuti klub, ekstrakurikuler, organisasi kampus seperti BEM, atau menghadiri acara yang tidak terkait langsung dengan kegiatan magang, maka aktivitas tersebut tidak bisa dijadikan alasan untuk izin

Meskipun aktivitas tersebut terjadi di lingkungan kampus, namun selama tidak ada kaitannya dengan pelaksanaan program magang, izin Anda tidak akan kami terima. Program magang ini harus dipisahkan dari kegiatan minat pribadi atau organisasi kemahasiswaan lainnya.

2. Sakit Ringan yang Tidak Mengganggu Aktivitas

Beberapa peserta mengajukan izin dengan alasan sakit, namun kondisi yang dimaksud ternyata sakit ringan seperti pegal-pegal, pusing ringan, mengantuk, atau tangan tergores. Kondisi seperti ini tidak kami anggap sebagai alasan yang valid untuk izin, karena masih memungkinkan untuk tetap mengikuti kegiatan magang seperti biasa. Izin sakit hanya kami terima jika kondisi tubuh benar-benar tidak memungkinkan untuk beraktivitas secara normal.

3. Perjalanan atau Aktivitas Pribadi

Kegiatan perjalanan pribadi juga bukan alasan yang bisa diterima untuk izin. Contohnya seperti pindah kos, mudik atau pulang kampung selama masa libur, mengantar anggota keluarga, atau liburan bersama keluarga yang sedang datang dari luar kota. Semua jenis kegiatan tersebut adalah urusan pribadi, dan tidak boleh mengganggu komitmen Anda dalam menjalani program magang di Volunoid.


Ketentuan

Ketentuan Umum

1. Dikirim Sebelum Hari H atau Maksimal Sebelum Jam Kerja Dimulai

Izin harus dikirim sebelum hari H atau paling lambat sebelum jam kerja dimulai (pukul 09.00 pagi) pada hari yang bersangkutan.

Contoh: Jika Anda ingin izin pada tanggal 4 Oktober 2025, maka:

  • Anda bisa mengirimkan pada tanggal 2 atau 3 Oktober 2025 (H-2 atau H-1).
  • Atau, jika mendadak, Anda harus mengirim paling lambat sebelum jam 09.00 pagi pada tanggal 4 Oktober 2025.

Pengajuan izin lebih awal sangat disarankan agar dapat digunakan sebagai persiapan mentor/ koordinator atas rencana kerja.

Jangan mengirim izin setelah jam kerja selesai, karena pada titik itu semua aktivitas dianggap sudah berakhir, dan izin yang datang terlambat tidak memiliki nilai atau fungsi.

2. Wajib Menggunakan Surat Resmi atau Video Pembuktian

Izin idealnya disertai surat resmi sebagai bukti pendukung. Namun, jika tidak memungkinkan, Anda dapat menggantinya dengan video pembuktian yang dibuat sesuai dengan panduan yang akan dijelaskan di bagian lain.

3. Dikirimkan Melalui Formulir Khusus (Bukan Lewat Chat)

Semua izin harus dikirim melalui formulir resmi yang telah disediakan. Kami tidak menerima izin yang disampaikan lewat chat, lisan, atau pesan langsung ke mentor/koordinator.

Saat Anda mengisi formulir, sistem secara otomatis akan mengirimkan pemberitahuan ke tim terkait (mentor dan koordinator akan mendapat pemberitahuan juga).

4. Izin dengan Video Pendukung Hanya Berlaku untuk Satu Hari

Jika Anda menggunakan video pembuktian sebagai pengganti surat resmi, maka izin tersebut hanya berlaku untuk satu hari.

Apabila Anda ingin izin lagi di hari berikutnya, maka harus mengirimkan video izin baru yang terpisah.
Setiap video hanya berlaku untuk satu tanggal izin, dan tidak bisa digunakan untuk beberapa hari sekaligus.

5. Izin dengan Surat Resmi Mengikuti Durasi yang Tertulis

Jika Anda menggunakan surat resmi, maka durasi izin akan disesuaikan dengan lama waktu yang tercantum dalam surat tersebut

Namun, jika dalam surat tersebut tidak disebutkan berapa lama izin berlaku, maka durasinya otomatis dianggap hanya satu hari.

6. Aturan Jika Surat Resmi Tidak Mencantumkan Durasi

Jika surat resmi tidak mencantumkan durasi izin, maka:

  • Surat tersebut hanya berlaku untuk satu hari izin.
  • Anda boleh memilih sendiri tanggal izin yang akan digunakan.
  • Surat tersebut hanya bisa digunakan untuk izin dalam 3 hari sejak tanggal surat diterbitkan.

Contoh:

  • Surat dikeluarkan pada 4 Oktober 2025, namun tidak menyebutkan durasi izin.
  • Maka Anda boleh memilih untuk menggunakan surat tersebut untuk izin pada tanggal 4, 5, atau 6 Oktober 2025.
  • Tapi Anda hanya boleh memilih satu hari saja di antara ketiga tanggal itu.

7. Izin yang Diajukan H-2 Hanya Berlaku untuk 1 Hari

Izin yang dikirimkan pada H-2 atau H-1 hanya berlaku untuk 1 hari izin saja, bukan untuk beberapa hari berturut-turut. Jika Anda ingin izin selama dua hari atau lebih, maka Anda harus mengajukan izin secara terpisah untuk setiap harinya.

Sementara itu, jika Anda baru ingin mengajukan izin pada hari H (hari yang sama dengan tanggal izin), maka pengajuan harus dilakukan sebelum jam kerja dimulai, yaitu pukul 09.00 pagi.

8. Apabila Terpaksa Terlambat Mengirimkan Izin

Jika Anda terpaksa mengirimkan izin saat jam kerja sudah berjalan, izin tersebut tidak akan dianggap sebagai mangkir, namun tetap tercatat sebagai absen dengan pelanggaran berat

Meskipun terlambat, kami tetap menyarankan agar Anda tetap mengirimkan izin daripada tidak memberi kabar sama sekali.

Namun perlu dicatat: jika izin baru dikirimkan setelah jam kerja selesai, maka izin tersebut tidak akan kami proses dan status Anda akan dianggap mangkir penuh.

Ketentuan Dokumen Pendukung Resmi yang Kami Anggap Sah

Seperti telah dijelaskan sebelumnya, kami mengizinkan izin tanpa batasan waktu jika disertai dokumen resmi yang valid. Berikut adalah syarat dan ketentuan surat resmi yang kami anggap sah:

Kriteria Surat Resmi yang Valid

Surat tersebut harus mencantumkan:

  • Tanggal surat diterbitkan
  • Identitas jelas pihak yang menerbitkan surat, meliputi:
    • Nama terang
    • Jabatan
    • Tanda tangan
    • Stempel atau cap resmi

Ketentuan Tambahan

  • Surat boleh diterbitkan oleh siapa saja (misalnya ketua RT, polisi, pihak kampus/sekolah, organisasi resmi), selama memenuhi unsur di atas.
  • Nama Anda harus tercantum di dalam surat. Jika dalam bentuk daftar/tabel, pastikan nama Anda termasuk.
  • Jika surat tidak mencantumkan durasi izin, maka:
    • Berlaku hanya untuk 1 hari
    • Masa berlaku terbatas pada 3 hari setelah tanggal surat diterbitkan: Contoh: surat diterbitkan tanggal 3 Oktober 2025, maka hanya bisa digunakan untuk izin pada tanggal 4, 5, atau 6 Oktober 2025 (pilih salah satu).
  • Surat tidak harus berbentuk fisik. Softcopy diperbolehkan, asalkan tetap memiliki stempel yang terlihat jelas. Softcopy tanpa stempel tidak akan dianggap sebagai surat resmi.

Prosedur Izin

Kita sekarang telah sampai pada bagian inti, yaitu prosedur izin itu sendiri. Sebenarnya, prosedur ini sangat sederhana. Namun, kami sengaja menyampaikan banyak penjelasan sebelumnya agar Anda benar-benar memahami berbagai hal penting seputar izin, termasuk aturan, batasan, dan konteks yang berlaku.

Sekarang, mari kita mulai dari hal-hal yang perlu dipersiapkan sebelum mengajukan izin.

Persiapan

Meskipun sebagian besar sudah dijelaskan di bagian sebelumnya, berikut adalah ringkasan poin-poin penting sebagai pengingat sebelum Anda mengirimkan izin:

  • Kirimkan izin sebelum jam kerja dimulai atau di hari H-2,
  • Jangan mengirimkan izin saat jam kerja sudah berjalan, apalagi setelahnya.
  • Siapkan surat resmi atau video pernyataan izin.

Membuat Video Pernyataan Izin (Opsional)

Jika tidak memiliki surat pendukung izin resmi, Anda dapat mengajukan izin dengan video pernyataan pribadi. Berikut langkah-langkah yang perlu dilakukan:

1. Rekam Diri Anda di Lokasi yang Relevan

Gunakan kamera ponsel Anda untuk merekam diri sendiri di lokasi yang sesuai dengan alasan izin. Contoh:

  • Jika sedang berkonsultasi dengan dosen seputar magang di universitas, rekam diri Anda di area kampus Anda.
  • Jika sakit, rekam dari rumah, tempat tidur, atau rumah sakit.
  • Jika terkena bencana, tunjukkan situasi lokasi terdampak saat merekam.

Tujuan perekaman lokasi ini adalah untuk menunjukkan bahwa alasan izin Anda benar adanya. Kami memahami jika dalam situasi darurat hal ini sulit dilakukan, tetapi tetap diupayakan sebisa mungkin agar izin tidak dianggap meragukan.

2. Ucapkan Kalimat Pernyataan

Dalam video, mohon sampaikan kalimat berikut dengan jelas:

โ€œNama saya [nama_Anda], meminta izin pada tanggal [tanggal_izin] karena alasan: [alasan]. Saya bersumpah ini adalah keadaan saya yang sebenarnya.โ€

Penjelasan:

  • [nama_Anda]: Ganti dengan nama lengkap Anda sesuai data pendaftaran magang.
  • [tanggal_izin]: Ganti dengan satu tanggal izin yang dimaksud.
    • Hanya berlaku untuk satu hari saja, tidak berlaku untuk izin beberapa hari berturut-turut.
    • Jika Anda perlu izin di tanggal lain, buat video terpisah untuk masing-masing tanggal.
  • [alasan]: Jelaskan alasan izin Anda (tidak perlu terlalu panjang, dan tidak boleh terlalu pendek pula), contoh:
    • โ€œmenghadiri kegiatan kampus terkait magangโ€
    • โ€œmengalami sakit dan tidak memungkinkan untuk bekerjaโ€
    • โ€œterkena dampak banjir di rumah sayaโ€

Pastikan kalimat disampaikan dengan suara yang jelas, tidak terburu-buru, dan wajah Anda terlihat dalam video untuk memudahkan proses verifikasi.

3. Upload ke Google Drive dan Ambil Tautan

Setelah merekam:

  • Upload video Anda ke Google Drive melalui ponsel.
  • Pastikan tautan video dapat diakses publik (setel berbagi ke “Siapa pun yang memiliki link dapat melihat”).
  • Salin tautan tersebut, untuk nantinya dimasukan ke dalam formulir.

Mengisi Formulir Izin

Kami tidak menyediakan panduan khusus untuk pengisian formulir, karena setiap kolom dalam formulir Google Form Izin sudah dilengkapi dengan penjelasan yang jelas dan rinci. Silakan baca dengan seksama setiap instruksi di dalam formulir izin sebagai petunjuk pengisian. Silakan buka formulir izin melalui tombol berikut:

Jika Anda menggunakan video pernyataan izin, jangan lupa mencantumkan tautan video yang Anda siapkan sebelumnya saat mengisi formulir.

Informasi: Anda tidak perlu khawatir soal privasi. Kami tidak akan mengunduh video Anda. Video tetap berada di akun Google Drive Anda, bukan milik kami. Setelah izin diverifikasi, Anda bebas menghapus video tersebut dari Drive. Setidaknya, biarkan video izin tersebut di Google Drive Anda selama 1 minggu.


Lain nya

Prosedur Turunan

1. Mengubah atau Membatalkan Izin

Izin yang telah dikirimkan tidak dapat diubah atau dibatalkan. Sehingga, meskipun pada akhirnya Anda tidak jadi izin atau situasinya berubah, status izin tersebut tetap tercatat di sistem kami sebagaimana yang Anda kirimkan sebelumnya.

2. Jika Tidak Mendapatkan Email Konfirmasi Setelah Mengisi Formulir

Setelah mengisi formulir izin, Anda seharusnya menerima dua email secara otomatis:

  • Email konfirmasi, berisi pemberitahuan bahwa izin Anda telah kami terima (meskipun belum diverifikasi).
  • Email salinan formulir, berisi semua data yang Anda isi di formulir tersebut.

Jika Anda tidak menerima email konfirmasi, kemungkinan besar kode referensi yang Anda masukkan salah.

Langkah yang dapat Anda lakukan:

  1. Periksa kembali email salinan formulir yang Anda terima.
  2. Pastikan kode referensi yang Anda masukkan sudah benar.
  3. Jika ternyata salah, kirim ulang formulir izin dengan kode yang benar.

Informasi Penting

Jumlah SPK yang diminta

  • Mangkir, atau Izin dilakukan diluar jam kerja: 10-15 Lembar
  • Izin kategori lain nya, atau Izin Invalid: 5-10 lembar.
  • Izin dilakukan di waktu jam kerja: 2-3 Lembar.
  • Mengirimkan/ menginformasikan izin melalui Chat dan tidak/ belum mengirimkan izin menggunakan prosedur yang seharusnya: 1 Lembar.

Atasan Dapat Mengategorikan Mangkir

Atasan Andaโ€”baik Mentor, Tim Internal Volunoid, Asisten Staf Supervisor, maupun Koordinatorโ€”dapat menganggap Anda melakukan mangkir berdasarkan informasi atau keadaan yang mereka ketahui mengenai diri Anda. 

Sebagai contoh, apabila pada pagi hari Anda menyampaikan bahwa Anda memiliki urusan tertentu beberapa jam, maka hal tersebut (aktivitas magang semacam itu) tidak bisa diterima dan peserta harusnya melakukan izin sesuai prosedur (Peserta tidak diperkenankan melakukan aktivitas magang secara parsial). Artinya, jika dalam satu hari terdapat keperluan pribadi meskipun hanya beberapa jam, maka hari tersebut wajib diajukan sebagai izin penuh, karena tidak ada izin parsial dalam aturan kami.

Program magang Volunoid ini dilaksanakan secara online, sehingga pihak kami tidak dapat mengamati secara langsung apakah peserta benar-benar menjalankan aktivitas magang. Verifikasi pun menjadi sulit dilakukan. Oleh sebab itu, apabila atasan memperoleh informasi bahwa peserta memiliki urusan di luar magang pada hari tersebut, sementara peserta tidak mengirimkan izin resmi, maka peserta tetap dapat dinilai melakukan mangkir, meskipun peserta mengaku telah mengerjakan aktivitas magang.

Informasi yang menjadi dasar penilaian tidak hanya terbatas pada ucapan langsung peserta, tetapi juga berbagai indikasi lain yang dapat menggambarkan ketidakhadiran peserta. Dalam keadaan demikian, peserta akan dianggap mangkir dan diminta membuat SPK. Namun, jika peserta merasa tidak melakukan mangkir dan memiliki alasan yang valid, peserta dapat mengajukan sanggahan terhadap permintaan SPK tersebut disertai bukti yang relevan.

FAQ

0 Komentar