Syarat dan Ketentuan ini dibuat dengan berdasar kepentingan dan keuntungan pihak bersama. Dengan mengakses/ menggunakan layanan di platform/ situs kami ini, maka Anda sepakat dengan syarat dan ketentuan yang telah kami tetapkan sebagai berikut.

Syarat dan Ketentuan ini (atau kami sebut sebagai Term of Service atau TOS atau S&K) yang digunakan sebagai acuan tindakan bagi kedua belah pihak jika suatu ketika ditemui sebuah keadaan yang tidak seharusnya dan membutuhkan pemecahan masalah. Syarat dan Ketentuan inilah yang akan menjadi dasar acuan tindakan yang harus diambil.

Syarat dan Ketentuan ini bisa berubah setiap waktu. Jika ada perubahan terhadap TOS ini, kami akan memberitahukan nya kepada pihak terkait melalui sarana sosial media kami. Dikarenakan tidak mungkin sebuah syarat dan ketentuan bisa selalu bersifat tetap, maka perubahan atas TOS merupakan hal yang tidak bisa di hindari.

 

Penjelasan Awal

Umum

Syarat adalah kriteria yang harus dipenuhi seseorang sebelum menggunakan suatu layanan/ platform. Dengan menggunakan Platform Volunoid, Anda menyatakan telah memenuhi semua persyaratan umum yang kami tuliskan pada halaman ini, dan pada halaman pendaftaran yang Anda gunakan.

Penjelasan spesifik mengenai “syarat”, akan tergantung pada lowongan atau jalur pendaftaran yang dimasuki. Silahkan kembali ke halaman tersebut (Pendaftaran magang jalur atau jenis Umum, Projects Mandiri, jurusan, kota, Instansi/ Perusahaan) untuk melihat persyaratan khusus yang ada.

Tanda Centang mengganti Tanda Tangan -dan wajib dilakukan

Setiap pengguna platform Volunoid, wajib menyatakan bahwa dia memenuhi persyaratan dan ketentuan yang ada. Dengan mencentang “Saya menyetujui Syarat dan Ketentuan” di halaman pendaftaran, ini sama dengan menandatangani pernyataan bahwa Anda memenuhi persyaratan yang ada dan akan menjalankan ketentuan, yang semua nya tertera di halaman ini.

Perbedaan Syarat dan Ketentuan

Syarat

Syarat merupakan prasyarat atau kualifikasi yang harus dipenuhi sebelum seseorang dapat bergabung dengan suatu organisasi atau perusahaan. Ini adalah kriteria yang harus dihadirkan atau diposses oleh individu yang melamar pekerjaan.

Contohnya bisa termasuk tingkat pendidikan, pengalaman kerja tertentu, atau sertifikasi khusus. Jika syarat-syarat ini tidak terpenuhi, pelamar tidak dapat dianggap layak untuk posisi tersebut dan oleh karena itu tidak dapat bergabung dengan perusahaan.

Ketentuan

Ketentuan, di sisi lain, adalah aturan atau pedoman yang harus disetujui oleh seseorang sebelum menjadi anggota perusahaan. Ini adalah seperangkat aturan yang menentukan bagaimana anggota harus bertindak selama menjadi bagian dari perusahaan, serta konsekuensi yang mungkin dihadapi jika mereka tidak mematuhi aturan tersebut.

Ketentuan mencakup hal-hal fundamental yang perlu diketahui oleh pelamar sebelum bergabung, yang jika tidak dapat mereka patuhi, dapat menjadi dasar untuk penolakan atau pemutusan hubungan.

Ketentuan ini berlaku selama keanggotaan seseorang dalam perusahaan dan bahkan dapat melanjutkan setelah mereka keluar atau berhenti menggunakan layanan perusahaan.

Kesimpulan:

Dengan kata lain, syarat adalah kualifikasi yang harus ada pada individu sebelum mereka bisa masuk, sementara ketentuan adalah aturan yang harus diikuti setelah mereka diterima dan menjadi bagian dari perusahaan.

Syarat-syarat biasanya tidak dapat dinegosiasikan karena merupakan minimum yang harus dipenuhi, sementara ketentuan sering dapat dibahas atau ditinjau ulang sebelum seseorang sepakat untuk bergabung dengan perusahaan.

 

Informasi Penting

Aturan Umum penerapan Syarat dan Ketentuan

Aturan umum dalam penerapan syarat dan ketentuan program magang kami cukup sederhana. Jika peserta magang berhasil memenuhi semua persyaratan dan ketentuan yang telah disepakati, maka peserta tersebut berhak menerima hak-hak yang telah ditetapkan.

Hak-hak ini termasuk pemberian dokumen sertifikat pengalaman kerja yang sah dan manfaat lainnya yang telah diuraikan dalam bagian hak dan kewajiban peserta magang.

Di sisi lain, apabila peserta magang tidak dapat memenuhi ketentuan yang berlaku, memberikan data palsu, atau gagal memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, perusahaan kami berhak untuk tidak memberikan hak-hak tersebut.

Dalam kasus seperti ini, biasanya kami akan mempertimbangkan pemberlakuan diskualifikasi terhadap peserta yang bersangkutan. Namun, keputusan untuk mendiskualifikasi tidak diambil secara tergesa-gesa. Mengingat risiko dan konsekuensi yang harus ditanggung oleh peserta, kami seringkali menawarkan solusi alternatif.

Salah satu solusi tersebut adalah dengan memberikan kesempatan kepada peserta untuk membayar biaya administrasi sebagai ganti memenuhi persyaratan yang tidak terpenuhi. Langkah ini diambil sebagai upaya untuk mengurangi dampak negatif dari kegagalan memenuhi syarat dan ketentuan yang telah ditetapkan.

Acuan S&K Utama ada di Halaman ini

Harap dicatat bahwa informasi yang disajikan di halaman lain, selain pada ‘Syarat dan Ketentuan’ ini, tidak dianggap sebagai sumber resmi. Sumber informasi utama dan resmi adalah yang tercantum di halaman ini. Hal ini dikarenakan kami memiliki banyak konten yang mungkin belum diperbarui atau terlewat untuk di-update.

Jika terdapat ketidaksesuaian atau kontradiksi antara informasi yang tertera di ‘Syarat dan Ketentuan’ ini dengan halaman lain, peserta diharapkan untuk mengajukan pertanyaan di forum pertanyaan umum untuk mendapat klarifikasi.

 

Syarat

Utama

1. Peserta mendaftar dengan tujuan untuk belajar, bukan mencari uang. Program magang ini bukan untuk karyawan [Pelajari selengkapnya]
2. Wajib memiliki jaringan internet (WiFi atau tethering) yang lancar.
3. Memiliki laptop/ PC dengan OS (Operating Sistem) Windows.
4. Memiliki smartphone Android.
5. Pilihan durasi magang adalah berdasarkan kelipatan 1 (satu) bulan, dengan maksimal 12 bulan.
   1. Durasi magang ditentukan oleh peserta itu sendiri, sesuai dengan data durasi magang yang dipilih ketika mengisi formulir data diri lanjutan.
   2. Pemilihan durasi ini, tidak berhubungan dengan Surat Pengantar Magang yang dilampirkan.
   3. Durasi harus dalam hitungan bulan. Tidak ada durasi 1,5 bulan, atau 3 minggu.
6. Tidak memiliki kegiatan lain
   1. Program magang di Volunoid tidak mengizinkan adanya aktivitas lain yang dilakukan peserta, diluar kegiatan magang (kuliah, kegiatan kampus, dsb).
   2. Dengan ini, Anda menyatakan bahwa Anda tidak memiliki kegiatan atau rencana kegiatan, yang dapat mengganggu aktivitas magang pada waktu jam kerja berlangsung.
7. Tidak berasal dari jurusan pendidikan hukum, dan jurusan lain yang tidak bisa melakukan magang secara online di Volunoid.
8. Tidak berasal dari Instansi (Universitas/ Sekolah) yang ditolak magang di sini.

Optional

Peserta masih memiliki kesempatan untuk melanjutkan dan mengikuti program magang di Volunoid walaupun mereka tidak memenuhi persyaratan opsional dibawah ini.

Namun, perlu diketahui bahwa tidak memenuhi persyaratan opsional ini akan mengakibatkan peserta harus menanggung biaya administrasi yang diperlukan untuk menangani aspek-aspek tambahan yang muncul akibat ketidaksesuaian dengan persyaratan opsional tersebut.

1. Menunjukan surat keterangan magang dari instansi pendidikan (sekolah/ universitas), yang menerangkan bahwa peserta adalah mahasiswa dari instansi pendidikan tersebut, dan saat ini sedang dalam menjalankan SKS magang.
2. Durasi magang minimal adalah 2 (dua) bulan atau lebih.
3. Berasal dari jurusan yang dijelaskan di halaman ini: Jurusan yang diterima dan tidak bisa diterima.

 

Ringkasan Ketentuan

Di bagian ini, kami menyediakan ringkasan dari ketentuan utama kami. Ringkasan ini dirancang untuk mempermudah pemahaman peserta tentang aspek-aspek terpenting.

Harap diingat, bagian ringkasan ini tidak menggantikan ketentuan lengkap yang berada di bawah nya; ia hanya menyoroti poin-poin utama untuk kemudahan referensi.

Untuk pemahaman yang menyeluruh, kami tetap mewajibkan Anda untuk membaca ketentuan secara lengkap di bagian bawah halaman ini.

Umum

1. Memilih tanggal memulai Training Penempatan maksimal 2 (dua) minggu terhitung semenjak mengakses materi course Training Persiapan.
2. Tanggal memulai Training Penempatan yang dipilih harus tepat di hari Senin.
3. Apabila suatu hari kami mendapati terdapat adanya kekeliruan/ tidak terpenuhi nya persyaratan yang kami minta/ ketentuan yang tidak dilakukan, maka kami berhak melakukan penangguhan dan/ atau melakukan perubahan data secara sepihak.
4. Perubahan data yang dilakukan secara sepihak oleh pihak perusahaan, tidak dapat diganggu gugat.
   1. Apakah Anggota menyetujui perubahan tersebut atau tidak, atau apakah nanti perubahan yang dilakukan akan mengalami benturan kepentingan dengan anggota, hal ini tidak bisa diganggu gugat. Karena acuan perubahan tersebut di dasarkan pada ketentuan yang sudah disetujui oleh Anggota ketika melakukan pendaftaran.
5. Peserta menyetujui penempatan (pemberian posisi dan deskripsi kerja) yang ditetapkan oleh pihak perusahaan Volunoid, yang dimana itu tetap akan memberikan kesempatan melakukan praktek kerja nyata yang sesuai dengan potensi masing-masing peserta, meskipun mungkin berbeda dari spesialisasi akademik (jurusan pendidikan) mereka.
6. Tidak mengundurkan diri setelah memasuki tahap training penempatan hingga selesai akhir durasi magang.
7. Data atau informasi yang telah dikirimkan melalui formulir data diri tidak bisa diubah.
8. Biaya administrasi yang telah dibayarkan, tidak bisa dilakukan refund, terlepas dari alasan yang mungkin ada dan tanpa memandang situasinya.
   1. Peserta diharapkan untuk melihat halaman syarat dan ketentuan ini, untuk mengetahui estimasi biaya administrasi yang mungkin dibebankan, apabila mereka tidak memenuhi syarat dan ketentuan yang telah ditetapkan.

Khusus

1. Melakukan aktivitas sesuai hari dan jam kerja perusahaan.
2. Selalu online dan siap pada jam kerja.
3. Mengerjakan semua tugas yang telah disediakan.
4. Memasukan/ memberikan data diri, informasi pendaftaran, dan informasi penting lain yang dibutuhkan, dengan benar dan sesuai format dan ketentuan nya.
5. Dokumen selesai magang (Surat Keterangan, form penilaian, dan sebagai nya) yang di maksudkan dalam Ketentuan- Dokumen dan Administrasi, akan diberikan tanpa biaya apapun.
   1. Bila meminta nya dalam bentuk hard copy atau scan hard copy, maka biaya pengiriman, biaya cetak dan biaya administrasi, akan dibebankan kepada peserta.
6. Pengecekan performa, absensi, data diri, dll, akan dilakukan setelah peserta menyelesaikan masa training penempatan yang mungkin membutuhkan waktu 1-3 minggu, terhitung semenjak peserta memulai training penempatan.
   1. Dengan ini, peserta dianggap memahami bahwa tidak ada teguran segera, ketika terjadi kesalahan [Penjelasan]

Informasi

1. Bagi yang sudah lulus sekolah/ kuliah, bisa ikut mendaftar juga [Selengkapnya]
2. Peserta bisa membayar biaya administrasi atas persyaratan atau ketentuan yang tidak terpenuhi, atau kesalahan data pendaftaran yang dikirimkan, untuk menghindari penangguhan.
3. Jumlah biaya administrasi yang dibebankan bervariasi, namun tidak akan lebih dari Rp. 200.000 per satu hal persyaratan yang tidak terpenuhi atau per satu hal ketentuan yang tidak dipenuhi.

 

Ketentuan Selengkapnya

Silahkan baca syarat dan ketentuan selengkapnya dibawah ini. Peserta wajib membuka tautan nya, untuk mendapatkan informasi selengkapnya.

Kendala eksternal sepenuhnya tanggung jawab anggota

Alasan WiFi mati, lupa, tidak bisa masuk ke dalam situs, ban bocor, motor mogok, dan segala jenis permasalahan ekternal lain yang tidak berhubungan dengan kendali yang dimiliki oleh perusahaan, tidak bisa dijadikan pembenaran untuk tidak menjalankan prosedur kerja/ melakukan aktivitas kerja.

Menjalankan Aktivitas Kerja Sesuai Prosedur

Jika anggota tidak melakukan nya, maka tindakan, aktivitas atau pekerjaan yang mereka lakukan akan dianggap tidak valid. Dengan kata lain, tindakan atau pekerjaan tersebut akan dianggap seolah-olah tidak pernah dilakukan atau dikerjakan (meskipun pada kenyataan nya dikerjakan).

Melakukan Aktivitas dengan Administrasi nya

Alasan apapun, apabila terpenuhinya keadaan mangkir yang dijelaskan diatas, akan dianggap sebagai Mangkir. Jadi, alasan seperti Ban bocor, listrik mati, motor mogok, dll, tidak akan diterima dan tidak bisa dijadikan sebagai alasan keterlambatan/ tidak melakukan aktivitas kerja.

Melakukan Aktivitas Sesuai Deskripsi Kerja yang ditetapkan

Pihak perusahaan sudah memiliki ketetapan deskripsi kerja yang harus dijalankan peserta, dan peserta harus menjalankan nya. Tidak ada permintaan untuk memilih- milih tugas, meminta tugas yang berbeda, meminta tugas yang sesuai keinginan sendiri atau pihak instansi.

 

Aktivitas Kerja

Umum

• Pemberian tugas harus diberikan melalui Ticket Online.
• Semua berkas (file, images, video) yang penting harus tersimpan di Google Drive.
• Wajib mengikuti briefing pagi, dan sharing ilmu ketika briefings pagi.
• Harus melakukan pekerjaan sesuai berdasarkan prosedur kerja yang telah ditentukan.
• Anggota tidak boleh mengabaikan wejangan/ peringatan tidak formal dari atasan.
• Tidak bersikap teledor dan melakukan kesalahan yang sama.
• Tidak boleh mengabaikan prosedur kerja.
• Bersikap serius dan penuh niatan dalam melakukan aktivitas kerja.

Catatan: Memenuhi target tidak secara otomatis menjamin kualitas hasil. Setelah seorang anggota menyelesaikan tugasnya, kinerjanya akan tetap diperiksa. Apabila atasan mendapati bahwa anggota tersebut tidak bekerja sesuai prosedur yang telah ditetapkan, maka anggota tersebut akan dianggap tidak disiplin dalam bekerja.

Jadwal Kerja

1. Mengikuti jadwal kerja yang telah ditetapkan. Jadwal kerja (hari dan jam kerja) tersebut adalah:
   1. Senin- Jumat: 09:00- 17:00 WIB.
   2. Sabtu: 09:00- 15:00 WIB.
   3. Hari Minggu/ Hari Besar/ Tanggal Merah: Hari Minggu atau hari besar, libur. Tidak ada aktivitas kerja.
   4. Catatan: Perusahaan PT. Alter Teknologi Indonesia menggunakan acuan Undang-Undang No.13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, khususnya pasal 77 sampai dengan pasal 85 untuk menentukan hari dan jam kerja perusahaan.

Administrasi Formal

1. Permintaan tindakan administrasi selalu kami kirimkan melalui ticket di halaman Help and Report, dan pengerjaan atau penyelesaian nya harus melalui jalur yang sama pula.
2. Administrasi tidak didasarkan atas pernyataan dari anggota, melainkan bukti.
   1. Contoh: Pada hari Selasa, tanggal 9 Juni 2020, terdapat anggota yang melakukan aktivitas kerja. Dia melakukan aktivitas kerja dengan orang kantor, dan ada bukti saksi mata yang memang dia benar- benar melakukan aktivitas kerja. Namun, dia lupa melakukan absensi. Meskipun dia menyatakan telah melakukan aktivitas kerja, namun dia tidak melakukan absensi, maka akan dianggap tidak ada kelengkapan administratif dan aktivitas kerja nya akan dianggap sebagai Invalid.
3. Khusus nya bila Anda adalah peserta magang di Semarang, atau Anggota Internal yang dekat dengan Staff atau Manager Departemen, tindakan mengabaikan hal tersebut dengan alasan seperti; Tidak ada staff yang mengingatkan/ memberitahukan secara lisan, tidak ada pemberitahuan melaui chat personal, dll, sama sekali tidak bisa di benarkan.
   1. Staff, koordinator atau Manager Departement, tidak memiliki kewajiban sama sekali untuk mengingatkan/ memberitahukan secara personal (baik itu melalui chat WhatsApp, secara lisan, dan komunikasi personal lain nya).
   2. Jangan berfikir bahwa karena Anda dekat dengan Staff, dan staff tidak memberitahukan/ mengingatkan secara lisan/ personal mengenai tindakan yang harus diselesaikan, bukan berarti tidak ada pemberitahuan atau tidak ada issue sama sekali. Karena jalur pemberitahuan tidak disampaikan secara lisan, namun pada jalur yang kami sebutkan sebelum nya diatas.
4. Tindakan melakukan konfirmasi, memberikan penjelasan secara lisan kepada Staff, Manager Departemen, atau Staff penyelia secara langsung/ lisan, tanpa menyelesaikan atau tanpa menindak lanjuti nya dengan menggunakan prosedur yang benar/ ditentukan, akan tetap dianggap tidak melakukan tindakan.
   1. Hal yang perlu diwaspadai -dan yang sering dilewatkan oleh sebagian orang- adalah; mereka tidak menindaklanjuti menggunakan prosedur yang benar. Menganggap bahwa masalah selesai, hanya dengan memberikan penjelasan diluar jalur komunikasi formal yang ada.
   2. Bahkan meskipun permintaan tindakan administrasi atau pemberitahuan tersebut ternyata salah, dan Anda sudah menjelaskan nya secara lisan kepada Staff, dan staff memahami bahwa kesalahan terletak pada informasi yang mereka dapatkan (bukan kesalahan dari Anggota), Anda tetap harus merespon nya sesuai dengan prosedur dan jalur yang ditentukan.

Laporan Kerja

• Setiap tugas dengan status selain "Open" yang sedang dikerjakan, harus dibuat laporan kerja nya.
  • Laporan kerja berisikan mengenai perkembangan pengerjaan tugas.
• Laporan kerja di kirimkan max pukul 00:00 di hari tersebut, setiap hari kerja yang berlaku. Laporan Kerja setiap hari harus dikirimkan pada tanggal saat itu, atau paling lambat pada pukul 00:00 (jam 12 malam) di tanggal saat itu.

 

Koordinasi

Definisi: Keadaan di mana anggota berkumpul dan mengikuti instruksi dari atasan untuk mencapai tujuan kerja, untuk memastikan semua anggota tim bekerja secara harmonis dan efisien sesuai arahan yang diberikan.

Umum

1. Bila kuota Anggota jenis magang dan kontributor jumlahnya lebih dari 6 orang, maka akan diadakan “Diskusi Pagi”.
   1. Diskusi pagi adalah aktivitas untuk menceritakan pengalaman hidup paling berharga kepada Anggota lain, dan antar anggota saling tanya jawab mengenai cerita tersebut.
2. Mengikuti instruksi yang diberikan oleh Kepala Divisi dalam menjalankan aktivitas kerja.
3. Bersedia untuk siap menerima dan menjalani trial dan error dalam kegiatan menjalankan tugas. Bersikap siap berarti tidak menggerutu ataupun memberikan cacian terhadap trial dan error atas tugas yang dijalankan.
4. Tidak boleh menyebarkan bujukan yang bersifat dan berdampak negatif terhadap kerjasama tim, kepada Anggota lain.

Lain nya

1. Setiap koordinasi kerja yang tercatat dalam Forum Interaksi harus direspons oleh anggota dengan menulis "Confirm", yang menandakan bahwa mereka telah membaca deskripsi atau penjelasan tentang koordinasi kerja tersebut.
2. Pemberitahuan kepada anggota secara formal, selalu kami kirimkan melalui: Forum Pemberitahuan.

Contoh Kasus:

Respons Terhadap Pesan Penting/Urgent

Manager Departemen: "Halo, Budi. File kemarin yang Anda kirimkan tidak bisa ditemukan. Bisakah Anda kirimkan ulang? Urgent." Situasi Budi: Sedang menjalankan Event Organizer di kampus. Balasan Budi: "Maaf, saat ini saya sedang persiapan event organizer. Akan saya kirimkan file tersebut pukul 21:00."

Keterlambatan Dalam Membalas Pesan

09:00 dari Manager Departemen: "Halo, Budi. File kemarin yang Anda kirimkan tidak bisa ditemukan. Bisakah Anda kirimkan ulang? Urgent." Situasi Budi: Sedang sibuk dalam Event Organizer, sehingga harus mematikan HP. 21:00 dari Budi: "Halo, Pak. Maaf, tadi ada EO. File akan saya transfer ulang dalam 30 menit lagi."

 

Komunikasi

Umum

• Di Semarang: Tanyakan permasalahan kepada kepala divisi ataupun kepada staff departement yang berhubungan dengan permasalahan Anda. Jangan tanyakan kepada level upline diatas nya. Ingat selalu dengan hierarki kerja.
  • Apabila Anda mendapati tugas langsung dari upline, ataupun seseorang yang di tunjuk sebagai upline, maka tanyakan permasalahn tugas yang muncul kepada dia.
• Remote: Ajukan pertanyaan kepada Anggota lain di dalam Groups (baik itu Groups WhatsApp atau Groups Facebook atau Groups yang lain), dengan cara Me-mention nama mereka. Kepala Divisi Anda, atau Supervisor Anda mungkin tidak ada waktu untuk membalas dan membantu Anda menyelesaikan permasalahan yang Anda hadapi.  Jadi, gunakan rekan Anda untuk membantu Anda. Jika Anda malu mengajukan pertanyaan di Groups, maka bisa dipastikan Anda akan tertinggal.
• Tidak diperkenankan menyinggung melakukan kekerasan, mengancam, berbicara kasar, SARA, menantang dan menyudutkan anggota tim yang lain.
• Semua pertanyaan harus menyertakan: latar belakang masalah, analisa masalah nya dan jawaban sementara, sebelum di tanyakan (di ajukan).
• Dilarang membicarakan politik.

Platform Messaging

1. Gunakan Platform Messaging WhatsApp untuk berkomunikasi. Bukan yang lain (Google Chat, Telegram, LINE, atau lain nya).
2. Respons Terhadap Pesan Penting/Urgent: Jika Anda menerima pesan penting/urgent tetapi tidak dapat merespons segera karena kesibukan lain, beritahukan kepada pengirim dengan menjelaskan:
   1. Aktivitas yang Sedang Anda Lakukan: Informasikan kegiatan yang sedang Anda lakukan.
   2. Alasan Keterlambatan Balasan: Jelaskan mengapa Anda tidak dapat segera merespons.
   3. Perkiraan Waktu Respons: Informasikan kapan Anda dapat merespons atau menyelesaikan permintaan tersebut.
3. Keterlambatan Dalam Membalas Pesan: Jika Anda tidak bisa membalas pesan dalam waktu lebih dari 10 menit, sertakan alasan keterlambatan ketika Anda akhirnya membalas.
4. Setiap pesan dan mention dalam grup WhatsApp harus dibalas. Jika pesan tersebut tidak memerlukan instruksi panjang, cukup balas dengan "Baik Pak/Bu."

Efektivitas Komunikasi

• Gunakan Screenshot atau ambil gambar terhadap permasalahan yang Anda hadapi, kemudian cantumkan itu di dalam Groups. Agar Kepala Divisi, atau Supervisor, atau Anggota yang lain bisa membantu Anda dengan mudah.
  • Bayangkan apabila Anda mengajukan pertanyaan "Saya tidak bisa mengakses halaman tersebut". Ini merupakan pertanyaan yang semu, dan banyak kemungkinan penyebab nya. Namun, jika Anda menyertakan screenshot tampilan permasalahan Anda, maka orang- orang akan lebih mengerti tentang kendala yang Anda hadapi. Sehingga lebih mudah memberikan solusi.
• Gunakan WhatsApp Web untuk memudahkan melakukan komunikasi.
• Dilarang menanyakan sesuatu melalui private messages kepada koordinator atau pihak atasan (kecuali sangat darurat atau berisi informasi data penting seperti password, dsb).

 

Aturan Kantor

Umum

 

Kehadiran

Absensi

Umum

1. Kehadiran dianggap valid apabila terpenuhi: absensi masuk, absensi keluar dan adanya laporan kerja.
   1. Absensi masuk dimulai 60 menit sebelum jam masuk kerja, dan berakhir setelah jam masuk kerja.
      1. Contoh: Jam masuk kerja adalah pukul 09:00. Maka, absensi masuk yang bisa dilakukan adalah mulai pukul 08:00- 09:00 WIB.
   2. Absensi keluar setelah jam keluar kerja dan berakhir 60 menit setelah jam keluar kerja.
      1. Contoh 1: Jam keluar kerja adalah pukul 15:00. Maka, absensi keluar yang bisa dilakukan adalah mulai pukul 15:00- 16:00 WIB.
      2. Contoh 2: Jam keluar kerja adalah pukul 15:00. Maka, absensi keluar yang bisa dilakukan adalah mulai pukul 15:00- 18:00 WIB.
2. Batasan ketidakhadiran adalah 0 (nol). Berarti, setiap anggota harus masuk sesuai dengan ketetapan hari kerja nya. Lebih dari itu, pihak perusahaan memiliki hak untuk menerapkan sanksi.

Informasi

1. Bagi yang menginap di kantor, dan mengerjakan aktivitas kerja sampai malam, absensi harus di lakukan sesuai dengan jadwal absensi yang ditentukan.

 

Izin

Umum

1. Izin yang diperbolehkan adalah: Semua jenis izin yang memiliki bukti pendukung formal, dan keadaan darurat.
2. Izin harus disampaikan secara lisan kepada atasan terlebih dahulu, sebagai langkah awal pengajuan, meskipun dokumen pendukung belum tersedia. Ini memastikan bahwa atasan menyadari situasi Anda sejak awal.
   1. Izin yang tidak perlu disampaikan terlebih dahulu adalah yang berhubungan dengan keadaan darurat.
3. Keadaan darurat yang dimaksud adalah: Kecelakaan, kematian keluarga, bencana alam, masalah di kepolisian.

Syarat Bukti Pendukung

1. Semua jenis izin diperbolehkan asalkan disertai bukti pendukung yang mencantumkan nama peserta magang.
2. Bukti pendukung yang diterima dapat berupa dokumen dari pihak ketiga, tidak harus resmi atau di stempel. Contohnya, izin dari ketua RT atau surat undangan untuk seminar dari universitas yang biasanya tidak memiliki stempel.
3. Izin tidak memerlukan bukti pendukung jika ada anggota keluarga yang meninggal dunia.

Durasi Izin

• Jika bukti pendukung tidak mencantumkan durasi, maka izin akan dihitung selama 1 hari.
• Untuk izin dengan bukti pendukung yang mencantumkan durasi spesifik, durasi izin akan dihitung berdasarkan durasi yang tercantum dalam dokumen tersebut.

Lain nya

• Izin mendadak: Hari dimana izin terjadi akan disetujui, meskipun bukti pendukung disampaikan pada hari yang berbeda, contohnya dalam kasus kecelakaan.

 

Pemesanan dan Transaksi

Umum

• Waktu respon yang diberikan oleh staf adalah 1-3 hari.
• Apabila layanan yang diterima tidak sesuai dengan deskripsi, maka hal pertama yang akan dilakukan adalah perbaikan atas layanan yang dipesan tersebut, dan bukan nya refund.
• Layanan yang dikomplain lebih dari 7 hari, tidak bisa diminta perbaikan/ refund.

Refund

• Prosedur refund harus diajukan menggunakan prosedur berikut: Cara Mengajukan Refund atau Pengembalian Biaya.
• Permintaan refund harus dilengkapi maksimal 1 bulan, semenjak kami menyetujui permintaan refund yang diajukan, yang ditandai dengan berubah nya status order menjadi "Menunggu refund". Lebih dari itu, refund akan hangus.
  • Melengkapi permintaan refund yang dimaksud adalah memberikan data nomor rekening penerimaan refund secara lengkap dan benar.
  • Harap melakukan pengecekan data dan nomor rekening yang diberikan. Karena staf kami hanya akan melakukan pengecekan selama 1 minggu sekali.
  • Jika nomor rekening yang diberikan salah, sehingga tidak bisa dilakukan refund, staf kami akan meminta untuk mengirimkan nomor rekening yang benar. Setelah itu, Anda harus menunggu 1 minggu untuk dilakukan refund kembali.
• Refund dikenakan biaya Rp. 10.000 (sepuluh ribu rupiah) untuk biaya admin.
• Refund dengan nominal kurang dari Rp. 20.000 (dua puluh ribu rupiah) tidak bisa dikembalikan (hangus).
  • Dana refund akan dikurangi dengan biaya admin. Sehingga, nominal Rp. 20.000, akan menjadi Rp. 10.000, dimana nominal tersebut tidak bisa ditransfer.
• Refund karena alasan yang disebutkan dibawah ini, akan dikenakan potongan sebagai bentuk Biaya Administrasi.
  • Kesalahan pemesanan: 20%+ biaya admin.
  • Pembatalan sepihak: 30%+ biaya admin.
  • Pemesanan tidak dapat dilakukan, atau gagal dilakukan oleh pihak perusahaan: 0%
• Anggota yang mengalami refund, harus menyertakan kelengkapan yang dibutuhkan: Nomor rekening tujuan, dsb, untuk menerima kembali pengembalian dana.
  • Kelengkapan yang dimaksud, bisa dilihat di masing- masing halaman ketentuan refund di setiap situs yang digunakan untuk transaksi, atau sesuai instruksi yang diberikan oleh admin situs yang digunakan untuk transaksi tersebut.
• Perusahaan memberikan waktu selama 7 (tujuh) hari untuk meminta menyediakan kelengkapan refund.
• Permintaan refund akan diajukan oleh pihak perusahaan apabila:
  • Pemesanan tidak memenuhi Syarat dan Ketentuan yang berlaku.
    1. Contoh kasus: Terdapat seorang anggota magang, yang melakukan magang selama 1 bulan. Dia melakukan pemesanan sertifikat. Namun, sertifikat tersebut hanya bisa diberikan kepada anggota yang melakukan magang minimal 2 bulan. Pembayaran yang dilakukan anggota tersebut akan dianggap sebagai Pembayaran Invalid dan akan dilakukan refund (pengembalian dana).
  • Tidak menyertakan informasi yang dibutuhkan untuk memproses produk/ layanan yang dibeli tersebut selama maksimal 1 bulan, semenjak pemesanan dilakukan.

Pemesanan

• Pemesanan harus dilakukan dengan menggunakan akun yang memiliki email utama sesuai dengan yang Anda masukan pada formulir data diri lanjutan (kolom email utama).
• Ketentuan pemesanan layanan atau pembayaran biaya administrasi, mengikuti ketentuan yang tertera di dalam halaman deskripsi layanan tersebut.
• Ketentuan pemesanan layanan atau pembayaran biaya administrasi, merupakan satu kesatuan dengan ketentuan yang tertera di halaman Syarat dan Ketentuan utama.
• Keterlambatan Pemesanan
  • Bagi peserta yang terlambat melakukan pemesanan setelah selesai magang, akan dikenakan Biaya Administrasi: Biaya Administrasi Terlambat Melakukan Pemesanan
  • Tanggal keterlambatan akan terhitung 1 (satu) bulan setelah tanggal selesai magang.
• Perusahaan memberikan waktu 7 (tujuh) hari untuk melengkapi data order yang dibutuhkan dengan valid (benar dan lengkap), bila data yang disajikan ada yang tidak valid.
  • Lebih dari waktu tersebut, perusahaan bisa mengajukan refund.

 

Lain nya

Umum

• Bersikap profesional ketika berada di waktu kerja.
• Dilarang mencemarkan nama baik perusahaan.
• Dilarang memberikan data login kepada orang lain.
• Berjanji untuk tidak mempublikasikan informasi organisasi ataupun pengetahuan yang telah didapatkan di dalam organisasi Volunoid. Penggunaan oleh diri sendiri diperbolehkan dan kalangan keluarga diperbolehkan.
• Semua anggota memiliki kewajiban untuk mengingatkan anggota yang lain apabila mereka melakukan pelanggaran, demi terciptanya suasana kantor yang kondusif dan bersih.
• Jika terjadi pengiriman data ganda melalui formulir data diri lanjutan, maka data yang pertama kali dikirimkan akan dijadikan acuan. Sementara itu, data yang dikirimkan kedua kali tidak digunakan.
• Bagi peserta yang mengisi Formulir Data Diri Lanjutan >> Jenis KITAS: KTM/ KP, maka akan dianggap berdomisili di luar kota Semarang.
• Pengecekan performa, absensi, dan data diri, dll, akan dilakukan setelah peserta menyelesaikan masa training. Sehingga, dengan ini peserta dianggap memahami, bahwa tidak ada teguran langsung, bila terjadi kesalahan yang dilakukan.

 

Dokumen

Umum

• Dokumen standar yang diberikan kepada peserta setelah menyelesaikan program magang meliputi: Penilaian Magang, Surat Keterangan Selesai Magang, dan Sertifikat Magang, yang akan diberikan dalam bentuk softcopy.
  • Jika peserta membutuhkan dokumen tambahan selain dokumen standar ini atau dalam bentuk lain (hard copy), dokumen tersebut dapat diterbitkan dengan syarat membayar biaya administrasi.
• Peserta akan menerima setiap dokumen hanya sekali. Jika peserta memerlukan duplikat dari dokumen yang sudah diberikan (misalnya, karena dokumen asli hilang), maka penerbitan ulang dokumen tersebut akan dikenakan biaya administrasi.
• Biaya untuk pencetakan (bukan bentuk softcopy) dan pengiriman dokumen, termasuk sertifikat, akan ditanggung oleh peserta.
• Seluruh dokumen terkait magang akan diterbitkan 2 minggu setelah peserta secara resmi menyelesaikan program magang.

Tindakan Cetak dan Koreksi

• Semua dokumen akan dicetak pada kertas ukuran A4. Oleh karena itu, dokumen yang diserahkan kepada kami juga harus dalam format A4.
  • Jika Anda ingin mencetak dokumen pada ukuran kertas yang berbeda, silakan kirimkan dokumen fisik tersebut langsung kepada kami.
• Untuk koreksi kesalahan penulisan, kami akan menggunakan metode coretan pena.
  • Kesalahan penulisan yang umum terjadi, seperti pada bagian pengisian nama koordinator lapangan, jabatan, dan sejenisnya, akan kami koreksi dengan mencoret bagian yang salah dan menulis ulang informasi yang benar secara manual menggunakan pena.
  • Koreksi ini tidak akan mempengaruhi validitas dokumen (misalnya, tetap diterima oleh dosen pembimbing Anda), tetapi akan membuat dokumen terlihat kurang rapi karena adanya coretan.
  • Oleh karena itu, sangat penting untuk memastikan bahwa semua informasi penting, terutama pada bagian yang sensitif seperti nama dan jabatan, diisi dengan benar sebelum mengirimkan dokumen kepada kami. Hal ini bertujuan agar dokumen yang dicetak memiliki tampilan yang rapi dan profesional.
• Pengisian Kolom Kosong: Kolom yang kosong pada dokumen, yang kami anggap perlu diisi, akan diisi secara manual menggunakan pena.
  • Pengiriman File Softcopy: Jika Anda mengirimkan dokumen dalam format softcopy dan terdapat kolom yang kami anggap wajib diisi tetapi masih kosong, kami akan mengisinya sendiri dengan tulisan tangan.
  • Alasan Pengisian Manual: Pengisian manual ini bisa terjadi karena beberapa alasan, seperti kelalaian peserta atau dokumen asli dari institusi (Universitas/Sekolah) Anda dalam format yang tidak dapat diedit, seperti PDF, file gambar, atau file yang dilindungi.
  • Contoh Kasus: Misalnya, dalam pemesanan dokumen Log Aktivitas, jika kolom "Nama Mahasiswa" masih kosong, kami akan mengisi nama Anda di kolom tersebut secara manual menggunakan pena.
• Bagian yang ambigu akan di isi menurut versi kami
  • Jika ada kolom pengisian yang tidak memiliki keterangan, yang dimana pengisian nya bisa memiliki beberapa versi, maka kami akan mengisi nya dengan menggunakan versi yang menurut kami anggap benar.
  • Untuk menghindari hal ini, Anda bisa menuliskan catatan mengenai; seperti apa pengisian yang benar pada bagian tersebut, di dalam Chat Order atau di kolom Catatan Pemesanan.
  • Komplain tidak akan kami terima, apabila ternyata versi pengisian/ penulisan yang kami lakukan/ berikan, tidak sesuai format yang dikehendaki oleh Instasi Anda.
  • [Lihat contoh kasus]
• Pengisian menggunakan referensi dari data pendaftaran pertama
  • Apabila terdapat kolom dokumen yang tidak di isi, kami akan mengisi nya menggunakan referensi dari data pendaftaran yang dikirimkan melalui Formulir Data Diri Lanjutan. Bukan dari data lain yang disediakan.
  • [Lihat contoh kasus]

Penerbitan

• Dokumen dalam bentuk fisik (bukan softcopy) akan dikirim ke alamat rumah masing-masing peserta. Dokumen ini tidak tersedia untuk diambil di kantor.
• Untuk dokumen non-standar, jika kami meminta revisi setelah pemesanan dilakukan, dan revisi tersebut tidak dilaksanakan dalam waktu 2 (dua) minggu sejak tanggal pemesanan, maka pesanan tersebut, termasuk biayanya, akan dianggap hangus dan pemesanan tersebut tidak dapat ditindaklanjuti.

Lain nya

• Kami menerapkan kebijakan perlindungan data karyawan yang ketat. Apabila peserta magang atau pihak dari instansi tempat magang, meminta informasi mengenai data pribadi karyawan kami, kami tidak bisa memberikan nya. Kebijakan ini bertujuan untuk menjaga privasi dan keamanan informasi pribadi karyawan kami.

 

Durasi Magang

1. Apabila terdapat tugas yang belum selesai sepenuhnya, ketika durasi magang habis, peserta diwajibkan untuk menyelesaikan nya dengan waktu maksimal 2 minggu.
   1. Apabila dalam 2 minggu, tugas masih belum bisa diselesaikan sepenuhnya, peserta dapat dinyatakan selesai mengikuti program magang sepenuhnya. Sedangkan tugas yang belum selesai tersebut, akan didelegasikan/ dipindahkan/ ditransfer kepada anggota lain.

 

Projects Mandiri

1. Proyek Mandiri Dikerjakan setelah selesai mengerjakan tugas reguler dan/ atau tugas yang diberikan oleh perusahaan. Tidak boleh pengerjaan Projects Mandiri ini mengganggu tugas reguler. Jadi, Prioritas utama adalah tugas yang diberikan oleh pihak perusahaan. Bukan projects yang Anda kerjakan.
   1. Contoh: Perusahaan memberikan tugas kepada XYZ kepada Anda. Tetapi tugas tersebut belum juga selesai pada waktu lebih dari pukul 15:00. Sehingga, Anda harus membereskan tugas tersebut terlebih dahulu sampai tuntas, atau pada titik aman nya, baru setelah itu Anda mengerjakan projects Mandiri tersebut.
   2. Meskipun tugas XYZ tersebut belum juga selesai pada pukul 17:00, atau belum juga selesai di titik aman nya, Anda tidak boleh meninggalkan tugas tersebut dan beralih ke Projects Mandiri ini.
2. Ide atau gagasan atas Projects Mandiri berasal dari anggota, dan bukan dari pihak perusahaan.
3. Upayakan hasil nya bisa diberikan kepada pihak perusahaan. Pemberian ini bisa berupa data login, files, data, analisa, program, script, dll. Yang penting, tugas yang Anda buat itu, harus bisa diberikan kepada perusahaan Volunoid.
4. Upayakan mempunyai kegunaan bagi perusahaan Volunoid.

 

Berakhirnya Keanggotaan

Penyimpangan

Umum

1. Anggota yang melakukan Penyimpangan, wajib membuat Surat Pernyataan Kesalahan, sesuai prosedur dan cara pengiriman yang ditentukan.
2. Ketentuan jumlah Surat Pernyataan Kesalahan yang dibuat adalah sebanyak 1-15 lembar.
3. Jumlah Surat Pernyataan Kesalahan yang perlu dibuat, akan didasarkan atas penilaian subjektif dari pihak perusahaan.
   1. Meskipun keputusan jumlah Surat Pernyataan Kesalahan yang harus dibuat diambil secara subjektif, namun tetap akan dipertimbangkan berdasarkan Rekomendasi Jumlah Surat Pernyataan Kesalahan yang Harusnya dibuat.
   2. Pelanggaran dalam setiap jenis kasus tidak bisa dihitung sama rata. Pelanggaran karena mangkir dan kelalaian tidak bisa disamakan. Oleh karena itu, jumlah SPK yang harus dibuat bisa berbeda- beda.
   3. Setiap jenis kasus unik. Sehingga jumlah SPK yang harus dibuat, akan didasarkan oleh penilaian subjektif.
4. Pembuatan Surat Pernyataan Kesalahan, diberi tenggang waktu selama 1X 24 jam di hari kerja, semenjak pesan pemberitahuan dikirimkan.
5. Bagi peserta yang dianggap tidak mengirimkan Surat Pernyataan Kesalahan, diwajibkan untuk mengirimkan kembali dengan jumlah 2X lipat di hari selanjutnya.
6. Penyimpangan yang berulang, atau penyimpangan yang parah, akan mengakibatkan penangguhan.
   1. Setiap orang pasti pernah melakukan pelanggaran, baik itu yang disengaja ataupun yang tidak disengaja. Tapi, setiap pelanggaran memiliki batasan toleransi.

Catatan:

1. Di sini, kita bekerja sebagai sebuah tim, bukan secara individual. Bekerja dalam tim mengharuskan kita untuk menyelaraskan tindakan kita dengan aturan dan ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Apabila seorang anggota tim tidak mengikuti prosedur kerja sesuai dengan aturan yang ada, maka sinkronisasi antar anggota akan terganggu. Hal ini dapat menyebabkan kerugian serius bagi perusahaan dan membahayakan stabilitasnya.

Diskualifikasi

• Anggota di haruskan membayar ganti rugi atas kerusakan dan kerugian yang di timbulkan, apabila ada.
• Segala jenis hasil kerja harus diberikan kepada pihak perusahaan.
• Anggota harus menyelesaikan administrasi atas pemberhentian kerja, apabila ada.
• Anggota harus menyelesaikan pekerjaan nya sampai pada titik aman nya, apabila diminta.
• Apabila Anggota tidak memenuhi konsekuensi atas pemberhentian kerja yang harus nya dia lakukan, maka Anggota mungkin kasus akan ditingkatkan ke jalur hukum.

Pengunduran Diri (Resign)

1. Peserta yang telah menyelesaikan sesi Training Penempatan, dan masuk ke Divisi Reguler atau Divisi Internal, tidak diperkenankan untuk mengundurkan diri.
2. Peserta bisa mengundurkan diri dengan leluasa, saat berada di masa Training Penempatan.
3. Pengunduran diri wajib dilakukan sesuai prosedur. Bukan hanya sebatas pemberian keterangan lisan, pemberitahuan chat, atau tindakan lain diluar prosedur.
4. Sebelum prosedur pengunduran diri selesai sepenuhnya, status peserta masih dianggap aktif.
5. Peserta wajib mengembalikan semua jenis perlengkapan dan peralatan yang telah diberikan oleh pihak pihak perusahaan.
6. Peserta harus mencabut semua akses atas segala jenis akun atau log in yang telah diberikan oleh pihak pihak perusahaan.
7. Mengirimkan hasil tugas (files, program, software, dll) kepada pihak perusahaan.
8. Menyelesaikan, memindah-tugaskan tugas, atau membantu memindahkan tugas, kepada anggota pengganti lain atau kepada Kepala Divisi.
   1. Contoh kasus: Terdapat anggota yang memegang posisi "ABC". Ketika dia mengundurkan diri, terdapat tugas yang belum dia selesaikan. Dalam kondisi ini, dia memiliki pilihan untuk: [1]. Menyelesaikan tugas tersebut, [2]. Membantu memindahkan tugas tersebut kepada anggota lain dan mengajari anggota lain tersebut untuk melakukan tugas di posisi "ABC" tersebut.
9. Wajib menjalin komunikasi yang baik: Apabila terdapat data, aset, software, dan hal atau perlengkapan penting lain nya, yang masih dipegang oleh anggota yang bahkan sudah melakukan pengunduran diri, dia wajib memberikan komunikasi yang baik dan bekerja sama dalam menyelesaikan masalah tersebut.
10. Tindakan untuk menyelesaikan isu secara keseluruhan, akan diberi waktu selama maksimal 1 bulan semenjak pengunduran diri selesai diproses.
    1. Contoh kasus: Terdapat anggota yang mengundurkan diri pada tanggal 15 Juni 2020. Ketika dia melakukan aktivitas magang, pihak pihak perusahaan memberikan nya sebuah peralatan. Peralatan ini belum dia kembalikan pada tanggal 15 Juni 2020. anggota tersebut diberi tenggang waktu 1 bulan (hingga 15 Juli 2020) untuk mengembalikan peralatan tersebut.