Apabila Anda selaku koordinator menerima email pemberitahuan mengenai peserta yang mendapatkan penangguhan sementara, terdapat tindakan yang wajib Anda lakukan untuk memastikan kepatuhan terhadap prosedur internal.
Panduan ini disusun guna membantu koordinator memahami kewenangan, batas tindakan, serta prosedur operasional yang perlu diterapkan secara konsisten. Tindakan yang tepat sangat diperlukan agar proses investigasi berjalan tertib, objektif, dan tidak mengganggu alur kerja departemen.
Prosedur Koordinator dalam Penangguhan Peserta
1. Penghentian Seluruh Aktivitas Kerja
Koordinator wajib segera menghentikan seluruh bentuk penugasan, kegiatan operasional, atau permintaan kontribusi kepada peserta yang bersangkutan. Penghentian meliputi tugas harian, permintaan laporan, akses pengerjaan, maupun komunikasi yang terkait aktivitas kerja.
Tindakan ini dilakukan untuk memastikan peserta tidak lagi berpartisipasi dalam kegiatan operasional selama masa penangguhan sementara.
2. Penanganan Pertanyaan, Komplain, atau Keberatan dari Peserta
Apabila peserta mengajukan pertanyaan mengenai alasan penangguhan, menyampaikan komplain, atau meminta klarifikasi, koordinator harus memberikan respons yang sesuai batas kewenangan.
Jawaban yang tepat adalah menyampaikan bahwa keputusan penangguhan tidak berada dalam area tanggung jawab Anda dan bahwa penjelasan hanya dapat diberikan oleh Tim Internal Volunoid yang berwenang dalam mengambil keputusan ini.
Koordinator tidak diperkenankan memberikan interpretasi, asumsi, atau keterangan tambahan di luar informasi resmi.
3. Penanganan Peserta yang Tidak Kooperatif
Jika peserta tetap bersikap mendesak, kolot, atau tidak kooperatif meskipun sudah diberikan penjelasan tentang batasan kewenangan dari koordinator, kami menyarankan Anda untuk mengarsipkan percakapan agar tidak mengganggu kegiatan kerja yang saat ini sedang aktif Anda lakukan.
Dalam kondisi yang lebih ekstrem, ketika peserta menunjukkan perilaku yang melampaui batas etika komunikasi atau mengganggu operasional, koordinator diperbolehkan memblokir kontak guna menjaga keamanan dan ketertiban komunikasi.
4. Pencabutan Seluruh Akses Kerja
Koordinator wajib mencabut seluruh akses operasional peserta yang sedang ditangguhkan, termasuk akses terhadap tools, platform kerja, ahingga akses Google Drive (Docs, Sheets, dan sebagainya). Pencabutan akses harus dilakukan segera setelah menerima pemberitahuan untuk mencegah penyalahgunaan atau aktivitas yang tidak sesuai status peserta saat ini.
Penutup
Panduan ini dibuat untuk memastikan bahwa setiap koordinator memiliki acuan yang jelas dan terstandarisasi dalam menangani peserta yang berstatus penangguhan sementara. Kepatuhan terhadap prosedur ini akan mendukung kelancaran proses evaluasi internal dan menjaga integritas kerja di lingkungan Departemen Operasional Volunoid. Terima kasih atas perhatian dan kerja sama Anda.
