Ketika mahasiswa merencanakan magang di sebuah perusahaan, salah satu hal penting yang mereka butuhkan adalah Surat Pengantar Magang. Dokumen ini dikeluarkan oleh pihak universitas untuk menegaskan status mereka sebagai mahasiswa di institusi tertentu.

Di perusahaan kami yang telah menerima ribuan peserta magang, kami memahami secara mendalam tentang proses ini, mulai dari cara mendapatkannya hingga menangani masalah yang sering muncul. Mari kita telusuri lebih dalam tentang topik ini.

 

Cara Mendapatkan Surat Pengantar Magang

Proses mendapatkan Surat Pengantar Magang dapat bervariasi tergantung pada kebijakan universitas dan dosen yang terlibat. Biasanya, pembahasan terkait magang dilakukan saat awal semester baru atau sesi khusus yang diadakan oleh dosen. Dalam sesi tersebut, dosen memberikan penjelasan mengenai proses magang, termasuk bagaimana cara mendapatkan surat pengantar magang.

Ada beberapa pilihan yang bisa dilakukan, berdasarkan pengalaman kami dalam menerima peserta magang selama ini. Berikut adalah dua jalur atau cara umum untuk mendapatkan surat pengantar magang:

Meminta Surat Pengantar Magang dari Staf Tata Usaha

Dosen seringkali terlalu sibuk untuk menangani administrasi seperti surat pengantar magang. Oleh karena itu, mahasiswa umumnya meminta atau berkoordinasi dengan staf tata usaha untuk mendapatkan surat pengantar magang.

Langkah ini merupakan opsi yang paling umum dan bisa dilakukan dengan mengunjungi staf administrasi di jurusan atau fakultas tempat kuliah Anda.

Meminta dari Dosen Pembimbing

Sebagai opsi alternatif, mahasiswa dapat meminta surat pengantar magang langsung dari dosen pembimbing. Meskipun jarang terjadi, ada beberapa kasus di mana dosen pembimbing memiliki peran dalam memberikan surat pengantar magang.

Namun, perlu diingat bahwa pemilihan dosen pembimbing bisa terlambat, sehingga mahasiswa mungkin harus menunggu untuk mengetahui siapa dosen pembimbing mereka sebelum meminta surat pengantar.

—

Dari pengalaman kami, kedua jalur ini merupakan cara umum yang digunakan untuk meminta surat pengantar magang. Di bagian berikutnya, kami akan menjelaskan persiapan apa yang perlu dilakukan untuk memperoleh surat pengantar magang dengan sukses.

 

Komponen yang Harus Ada dalam Surat Pengantar Magang

Untuk memastikan bahwa surat pengantar magang tersebut valid, dokumen tersebut harus berisi beberapa elemen berikut ini. Kami akan mulai menjelaskan komponen yang wajib ada terlebih dahulu:

Kop Surat (Keterangan Nama Instansi yang Mengeluarkan nya)

Kop surat adalah bagian atas surat yang mencakup nama universitas atau sekolah, alamat, dan kontak lainnya (dan biasanya termasuk logo). Bagian ini menunjukkan keterangan tentang instansi pendidikan yang mengeluarkan nya.

Bagian dari Kop Surat yang wajib ada adalah nama instansi pendidikan. Untuk komponen lain seperti logo universitas/ sekolah, alamat, dan kontak, bersifat tidak wajib ada.

Perusahaan Tujuan

Ini adalah nama perusahaan tempat mahasiswa/ siswa tersebut melakukan magang. Dikarenakan identitas perusahaan biasanya terbatas, maka bagian tujuan surat ini biasanya hanya perlu mencantumkan nama perusahaan saja, tanpa perlu menuliskan detail alamat perusahaan tersebut.

Tanda Tangan Instansi

Ini adalah tanda tangan dari pejabat berwenang di universitas atau sekolah (misalnya Dekan atau Kepala Sekolah). Tanda tangan ini menunjukkan bahwa surat tersebut resmi dan telah disetujui oleh institusi pendidikan yang mengeluarkan nya.

Isi Surat (Keterangan Tentang Mahasiswa/ Siswa)

Bagian ini berisi detail tentang mahasiswa atau siswa, seperti nama lengkap, NIM/ NIS, jurusan, semester, dan tujuan magang. Bagian yang wajib ada di dalam isi surat adalah nama mahasiswa. Untuk detail lain nya (NIM/ NIS, jurusan, semester, dan tujuan magang) tidak wajib ada.

—

Diatas adalah komponen yang wajib ada di dalam Surat Pengantar Magang. Jika komponen tersebut tidak ada, maka bisa dikatakan surat tersebut tidak valid.

Untuk komponen lain yang sifatnya tidak wajib ada di dalam Surat Pengantar Magang, Anda bisa melihatnya dibawah ini:

Nomor Surat

“Nomor Surat” dalam surat pengantar magang adalah kode unik yang diberikan untuk setiap surat yang dikeluarkan oleh instansi, dalam hal ini universitas atau sekolah. Nomor ini biasanya mencakup kode departemen atau fakultas, tahun, dan nomor urut surat.

Tanggal Surat

Tanggal ketika surat tersebut ditulis.

Salutasi/Pembukaan

Salutasi atau pembukaan adalah cara formal untuk menyapa penerima surat. Biasanya berupa “Yth. Bapak/Ibu Pimpinan…” atau variasi lainnya, tergantung pada budaya dan etika bisnis di tempat tersebut.

Penutup

Penutup adalah bagian akhir dari surat yang biasanya berisi harapan agar magang dapat berjalan dengan baik dan ucapan terima kasih. Ini menunjukkan rasa hormat dan apresiasi kepada perusahaan yang menerima mahasiswa atau siswa untuk magang.

—

Berdasarkan pengalaman kami, sering kali peserta magang mengirimkan Surat Pengantar Magang tanpa mencantumkan “Perusahaan Tujuan”. Hal ini merupakan kesalahan. Alasan mengapa ini keliru adalah karena surat tersebut seharusnya ditujukan secara spesifik ke tempat magang yang diinginkan.

Sebagai contoh, kami sering menerima surat pengantar magang yang sebenarnya ditujukan untuk “Kampus Merdeka” atau instansi lain, bukan untuk perusahaan kami. Ini berarti surat tersebut bukanlah surat pengantar yang ditujukan untuk kami, dan oleh karena itu, kami biasanya menolak pendaftaran tersebut.

Untuk menghindari penolakan, peserta magang harus memastikan bahwa surat pengantar mereka mencantumkan nama perusahaan tujuan yang tepat.

Sebagai suatu contoh, jika Anda ingin mendaftar magang di perusahaan kami, Anda harus mencantumkan nama “Volunoid” atau “PT. Alter Teknologi Indonesia”.

Jika Anda tidak mencantumkan nya, dan malah menggunakan Surat Pengantar Magang lain (bekas) seperti contoh dibawah ini, maka itu merupakan tindakan yang salah.

 

Persiapan untuk Mendapatkan Surat Pengantar Magang

Pastinya Anda tidak hanya bisa sekedar mengatakan “Saya meminta surat pengantar magang” tanpa menyajikan informasi atau hal yang dibutuhkan untuk membuat Surat Pengantar Magang tersebut. Ada beberapa persiapan yang perlu dilakukan agar proses pengajuan surat bisa ditindaklanjuti.

Berikut adalah hal-hal yang perlu Anda persiapkan:

Mengetahui Nama Perusahaan Tujuan Magang

Pada tahap pertama ini, Anda harus mendapatkan tempat/ perusahaan tujuan dimana Anda akan melakukan magang nanti. Tentu nya, Anda tidak bisa memberitahu nama perusahaan tempat Anda melakukan magang, tanpa terlebih dahulu tahu tentang perusahaan tersebut, ya kan !?.

Jika Anda ingin magang di perusahaan kami, Anda dapat memberitahukannya kepada dosen pembimbing atau staf administrasi saat membuat surat pengantar. Sampaikan bahwa Anda berencana untuk magang di perusahaan PT. Alter Teknologi Indonesia (Volunoid).

Jika Anda magang di perusahaan kami, Anda bisa langsung mendaftar dan diterima tanpa proses seleksi.

Biasanya dengan menyediakan nama perusahaan saja sudah cukup untuk meminta surat pengantar magang dari pihak kampus. Namun, kebijakan terkait informasi yang diperlukan untuk membuat surat pengantar ini dapat berbeda di setiap universitas.

Berdasarkan pengalaman kami, terdapat beberapa informasi tambahan yang perlu Anda sertakan selain nama perusahaan, yang akan kami jelaskan di bawah ini.

Mengetahui Alamat Perusahaan

Biasanya, informasi selain nama perusahaan yang kadang diminta, adalah alamat perusahaan. Meskipun jarang, dari pengalaman kami, sekitar 1:10 surat pengantar magang berisi informasi tentang alamat perusahaan ini. Jika ini terjadi, Anda cukup memberikan informasi tentang alamat perusahaan tersebut.

Alamat perusahaan, biasanya dicantumkan di website perusahaan itu. Atau bila tidak, lihat alamat nya dengan mencari nama perusahaan di Google Maps. Anda bisa menyalin alamat perusahaan nya disana.

Jika Anda ingin magang di perusahaan kami, Anda bisa memberitahukan bahwa alamat perusahaan kami ada di: Jl. Menoreh Utara 3, No. 10 B, Sampangan, Gajahmungkur, Semarang (50236).

Informasi Penanggungjawab Magang

Universitas biasanya meminta informasi tentang siapa penanggung jawab dari tempat magang tersebut. Informasi yang diminta biasanya mencakup nama dan jabatan orang tersebut. Jika Anda magang di perusahaan kami, Anda cukup memberikan informasi berikut:

• Nama Penanggungjawab: Andreas Setiawan
• Jabatan: Manajer HRD

Nama dan jabatan ini biasanya digunakan untuk melengkapi surat pengantar magang.

Legalitas Perusahaan Tempat Magang

Universitas seringkali menanyakan tentang legalitas perusahaan tempat magang. Mereka biasanya ingin tahu apakah perusahaan tersebut sudah berbentuk perseroan terbatas atau memiliki izin usaha.

Meskipun tidak semua universitas meminta hal ini, beberapa dari mereka mengharuskan mahasiswanya untuk magang di perusahaan yang sudah memiliki izin usaha.

Jika Anda ingin magang di perusahaan kami dan ditanyakan tentang legalitas perusahaan, Anda bisa menyebutkan informasi berikut:

• Nama Perusahaan (Resmi): PT. Alter Teknologi Indonesia (Volunoid).
• Bentuk Perusahaan: Perseroan Terbatas (PT)
• Nomor Registrasi: AHU-058220.AH.01.30.2023

—

Sekiranya hanya itu saja informasi yang biasanya diminta oleh pihak kampus dalam membuatkan surat pengantar magang untuk Anda. Anda tidak perlu menyertakan atau mencari tahu informasi yang sekiranya tidak penting, seperti nomor telepon atau bidang usaha perusahaan. Biasanya, dari pengalaman kami, informasi seperti itu tidak terlalu banyak diminta.

Untuk memberikan gambaran yang lengkap, selanjutnya kami akan memberitahukan atau memperlihatkan seperti apa wujud Surat Pengantar Magang itu. Silahkan lanjutkan untuk membaca bagian selanjutnya.

 

Contoh Surat Pengantar Magang

Berikut ini, kami akan menunjukkan contoh wujud surat pengantar magang dari berbagai universitas dan sekolah. Dokumen ini kami perlihatkan berdasarkan sampel dari ribuan peserta magang yang telah kami terima sejak tahun 2017.

Surat Pengantar Magang dari Binus (Bina Nusantara)

Dari pengalaman, surat pengantar yang paling bagus dan lengkap adalah dari Universitas Bina Nusantara. Mereka menyediakan versi dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris yang biasanya disesuaikan dengan jurusan pendidikan peserta atau tingkatan perusahaan tempat tujuan magang.

Surat Pengantar Magang dari Universitas Indonesia

Berikut contoh surat pengantar magang dari Universitas Indonesia yang pernah kami terima dari seorang peserta magang bernama Aufa. Aufa berasal dari jurusan sistem informasi dan menurut pengalaman kami, mahasiswa Universitas Indonesia biasanya sangat baik dalam performa mereka.

Surat Pengantar Magang dari Universitas Gadjah Mada

Contoh ketiga adalah surat pengantar magang dari Universitas Gadjah Mada, di mana kami memiliki pengalaman dengan seorang peserta magang bernama Alfian dari jurusan marketing. Kami sangat menyukai kinerja Alfian selama magang di perusahaan kami dan sangat mengapresiasi partisipasinya selama magang di Volunoid.

Untuk melihat contoh dokumen magang yang lebih lengkap, silahkan lihat lain nya di halaman arsip dokumen magang yang kami miliki.

 

Tanya Jawab Seputar Surat Keterangan Magang

Lama Waktu Surat Pengantar Magang diberikan

Pertanyaan: Berapa lama biasanya waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan surat pengantar magang dari kampus?

Jawaban:

Ketika Anda memintanya, surat pengantar harusnya bisa langsung dibuatkan. Dari pengalaman kami, para peserta magang di perusahaan kami sering mendapatkan surat tersebut dengan cepat. Anda tidak perlu menunggu berhari-hari, biasanya begitu.

Apakah Surat Pengantar Bersifat Wajib?

Pertanyaan: Apakah mendapatkan surat pengantar magang itu wajib untuk mendaftar magang?

Jawaban:

Sebenarnya tidak wajib, namun surat pengantar tersebut sangat diperlukan. Hal ini untuk mengidentifikasi asal Anda, apakah Anda benar-benar mahasiswa dari suatu kampus, universitas, atau sekolah tertentu. Sebagian besar perusahaan mengharuskan adanya surat tersebut untuk proses identifikasi ini, tetapi ada beberapa perusahaan kecil yang tidak terlalu memperhatikan administrasi semacam itu.

Cara Mendapat Surat Pengantar sebelum Mendapatkan Tempat Magang

Pertanyaan: Jika belum mendapatkan tempat magang, apakah bisa mendapatkan surat pengantar magang dari kampus?

Jawaban:

Sering kali ini tidak bisa dilakukan karena surat pengantar magang harus ditujukan kepada pihak yang menjadi tujuan magang Anda. Jika Anda belum memiliki tempat magang, maka surat pengantar magang tidak dapat dibuat karena tidak ada tujuan yang dituju.

Fungsi Surat Pengantar Magang Bagi Perusahaan

Pertanyaan: Apa fungsi surat pengantar magang untuk perusahaan tempat magang?

Jawaban:

Pertama, seperti yang telah kami jelaskan sebelumnya, surat pengantar digunakan untuk mengidentifikasi Anda, memastikan bahwa Anda benar-benar mahasiswa dari suatu universitas tertentu. Kedua, surat tersebut juga digunakan untuk memastikan bahwa Anda melakukan magang untuk tujuan pembelajaran, bukan untuk bekerja.

Dengan surat pengantar magang, Anda secara jelas menunjukkan bahwa magang Anda adalah untuk belajar, bukan untuk mendaftar sebagai karyawan magang, karena magang dapat diartikan sebagai karyawan magang atau mahasiswa yang melakukan magang untuk studi.

 

Penutup

Dalam keseluruhan proses magang, surat pengantar memiliki peran penting sebagai bukti resmi dan identifikasi mahasiswa dalam menjalani magang.

Dengan mengetahui asal usul dan tata cara penggunaannya, diharapkan mahasiswa dapat lebih siap dalam menghadapi dunia kerja dan mendapatkan pengalaman berharga.

Semoga artikel ini memberikan pemahaman yang lebih jelas mengenai proses mendapatkan surat pengantar magang dan bagaimana wujudnya di berbagai konteks.