Sebagai karyawan magang atau peserta magang yang masih aktif kuliah, menginjakkan kaki ke dunia kerja bisa menjadi pengalaman yang menantang dan penuh pembelajaran.

Dalam proses menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja profesional, Anda mungkin melakukan kesalahan yang tidak sengaja, yang bisa dianggap sebagai pelanggaran terhadap ketentuan atau aturan perusahaan.

Hal ini seringkali memunculkan kebingungan, terutama bagi mereka yang baru mengenal struktur dan dinamika dunia kerja, terkait dengan apa itu sebenarnya ketentuan dan aturan perusahaan, dan bagaimana keduanya mempengaruhi Anda sebagai seorang magang.

Artikel ini akan menjelaskan secara rinci tentang perbedaan antara ketentuan dan aturan perusahaan, membantu Anda mengerti lebih jauh tentang kebijakan-kebijakan yang mengatur tempat Anda berkarir.

 

Perbedaan Ketentuan dan Aturan

Pengertian dan Ruang Lingkup

• Ketentuan Perusahaan: Ketentuan perusahaan biasanya merujuk pada kebijakan dan prinsip umum yang membentuk dasar operasional dan etika perusahaan. Ini termasuk kebijakan privasi dan keamanan data, kode etik, kebijakan anti-pelecehan, dan standar keselamatan kerja. Ketentuan ini sering kali bersifat strategis, menggambarkan nilai-nilai inti dan filosofi perusahaan.
• Aturan Perusahaan: Aturan perusahaan, di sisi lain, lebih spesifik dan berfokus pada aspek operasional sehari-hari di tempat kerja. Ini mencakup aturan tentang jam kerja, kode pakaian, kebijakan penggunaan peralatan perusahaan, dan prosedur keamanan.

Formalitas dan Dokumentasi

• Ketentuan Perusahaan: Ketentuan biasanya formal dan tertulis, sering kali menjadi bagian dari buku pedoman karyawan atau dokumen kebijakan perusahaan lainnya. Mereka mengatur standar dan ekspektasi pada tingkat yang lebih tinggi dan sering kali memerlukan persetujuan atau pengakuan dari karyawan saat mereka bergabung dengan perusahaan.
• Aturan Perusahaan: Aturan perusahaan juga biasanya tertulis, tetapi lebih berorientasi pada detail dan penerapan praktis. Aturan ini merupakan panduan langsung bagi karyawan tentang apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam kegiatan sehari-hari mereka.

Kepatuhan dan Implementasi

• Ketentuan Perusahaan: Ketentuan seringkali dirancang untuk memastikan kepatuhan terhadap hukum dan regulasi serta untuk menjaga reputasi dan kepercayaan publik. Pelanggaran terhadap ketentuan ini bisa memiliki konsekuensi serius, baik secara legal maupun dalam hal citra perusahaan.
• Aturan Perusahaan: Aturan perusahaan, sementara juga penting, cenderung lebih fokus pada manajemen operasional internal. Kepatuhan terhadap aturan ini sering kali diawasi secara internal, dengan konsekuensi yang lebih langsung terkait dengan lingkungan kerja, seperti teguran atau pemecatan.

Dinamika dan Fleksibilitas

• Ketentuan Perusahaan: Meskipun formal, ketentuan perusahaan tidak selamanya statis. Mereka dapat diperbarui dan diubah sesuai dengan perubahan dalam bisnis, teknologi, dan peraturan.
• Aturan Perusahaan: Aturan cenderung lebih fleksibel dan dapat diadaptasi oleh manajer atau supervisor tergantung pada kebutuhan spesifik departemen atau situasi kerja.

 

Keadaan Khusus

Meskipun secara umum ketentuan dianggap sebagai kebijakan yang mencakup aspek luas perusahaan dan aturan merujuk pada tindakan sehari-hari, ada situasi tertentu di mana garis antara kedua ini bisa menjadi kabur, terutama di perusahaan dengan model bisnis atau budaya kerja yang unik.

Berikut adalah beberapa kasus dimana hal itu bisa terjadi.

Pemotongan Gaji

Salah satu contoh menarik dari aspek khusus yang mungkin mempengaruhi penempatan suatu kebijakan adalah pemotongan gaji. Secara umum, pemotongan gaji mungkin dianggap sebagai bagian dari aturan perusahaan karena langsung terkait dengan kinerja dan kehadiran karyawan.

Namun, dalam konteks tertentu, seperti perusahaan yang bergerak di bidang penjualan atau bahan kimia berbahaya, di mana konsekuensi pemotongan gaji yang terjadi bisa sangat signifikan (lebih dari 50%), kebijakan ini lebih tepat jika ditempatkan dalam ketentuan perusahaan.

Alasan Pemotongan Gaji Sebagai Ketentuan

Pemotongan gaji yang signifikan, seperti 50% akibat pelanggaran, dapat menimbulkan konflik serius jika tidak dikomunikasikan sebelumnya.

Dengan memperlihatkan kebijakan pemotongan gaji dalam ketentuan yang sebelumnya sudah dilihat dan disetujui oleh karyawan, perusahaan menjamin proses yang adil dan transparan, di mana karyawan telah sepenuhnya menyadari konsekuensi dan aturan yang berlaku. Ini mencakup:

• Transparansi: Karyawan diberikan informasi lengkap sebelum bergabung, meningkatkan transparansi.
• Persetujuan: Karyawan menyetujui kebijakan ini sebelumnya, yang mengurangi potensi keluhan atau kejutan di kemudian hari.
• Kesadaran: Membantu karyawan memahami konsekuensi serius dari pelanggaran tertentu.

Biaya Administrasi Dokumen

Secara umum, pengadaan dokumen administratif tidak memerlukan biaya. Namun, terdapat situasi khusus di mana karyawan, anggota, atau peserta magang memerlukan dokumen tidak standar yang membutuhkan usaha dan waktu lebih untuk pembuatannya. Tanpa biaya, perusahaan mungkin terlihat terlalu permisif dalam memenuhi permintaan ini, yang bisa menimbulkan ketidakadilan.

Untuk mencegah situasi ini, penting untuk membebankan biaya administrasi pada dokumen khusus ini. Dalam kasus di mana perusahaan memiliki kebijakan khusus mengenai biaya administrasi dokumen, sangatlah penting untuk menyertakan kebijakan ini dalam ketentuan yang diberikan kepada anggota terkait. Ini akan memberikan kejelasan sehingga mereka tidak terkejut atau bingung saat mengetahui adanya biaya untuk pengadaan dokumen tersebut.

Administrasi dalam Perusahaan

Dalam perusahaan yang seringkali merekrut tenaga kerja dengan keterampilan administratif yang terbatas, sangat penting untuk memasukkan ketentuan administratif secara rinci dan jelas dalam peraturan perusahaan.

Ketentuan administratif ini bisa mencakup aturan seperti validasi kehadiran karyawan yang bergantung pada kepatuhan mereka terhadap prosedur seperti absensi masuk, absensi keluar, dan penyampaian laporan kerja harian.

Jika prosedur ini tidak diikuti, maka kehadiran mereka dianggap tidak sah, atau dianggap sebagai absensi tanpa keterangan.

Pentingnya aspek administrasi ini sering diabaikan oleh tenaga kerja yang mungkin kurang memahami pentingnya administrasi. Tanpa penjelasan yang jelas dalam ketentuan kerja, mereka mungkin menentang keberadaan aturan administrasi ini atau bahkan menimbulkan konflik karena tidak terbiasa dengan proses administratif.

Oleh karena itu, penting untuk menekankan bahwa administrasi adalah aspek krusial bagi kelancaran operasional perusahaan dan harus dihormati dan diikuti oleh semua tenaga kerja.

Kendala dalam Aktivitas Kerja Remote

Aktivitas kerja remote sering kali sangat berbeda dengan kerja konvensional. Dalam pengalaman kami, tantangan terbesar adalah ketika kendala eksternal, seperti masalah koneksi internet, dijadikan alasan untuk tidak melaksanakan pekerjaan. Misalnya, ketika WiFi mati, situasi ini memang di luar kendali karyawan, namun dalam konteks kerja remote, hal ini tidak seharusnya menjadi pembenaran untuk tidak bekerja.

Penting untuk menekankan dalam ketentuan kerja bahwa kendala eksternal yang tidak berkaitan langsung dengan perusahaan tidak bisa dijadikan alasan untuk tidak melakukan aktivitas kerja. Hal ini harus dijelaskan secara rinci dalam ketentuan kerja karena banyak orang yang belum terbiasa dengan konsep kerja remote mungkin menganggap bahwa kendala eksternal adalah alasan yang valid untuk tidak bekerja.

Sebagai contoh, jika WiFi mati, karyawan harus mencari solusi alternatif seperti menggunakan kuota data seluler. Mereka tidak boleh hanya berdiam diri dan membiarkan pekerjaan terbengkalai.

Dalam kasus masalah listrik (PLN), meskipun situasinya lebih rumit, tetap tidak dapat dijadikan alasan untuk tidak bekerja. Dengan ketentuan yang jelas, karyawan akan lebih bertanggung jawab untuk mencari solusi atas kendala eksternal ini, seperti mempersiapkan alternatif jika terjadi pemadaman listrik.

Ketentuan ini harus ditekankan agar karyawan memahami bahwa mereka harus proaktif dalam mengatasi masalah eksternal dan tidak menggunakan situasi tersebut sebagai alasan untuk menghindari pekerjaan. Ini membantu memastikan bahwa pekerjaan tetap berjalan efisien meskipun dalam kondisi kerja remote.

Masalah Eksternal dan Tanggung Jawab Fresh Graduate

Dalam konteks perusahaan yang sering merekrut fresh graduate, seringkali terjadi kesalahpahaman di antara para lulusan baru ini mengenai tanggung jawab atas kendala eksternal.

Contohnya, kejadian seperti ban bocor yang menyebabkan keterlambatan absensi, sering dianggap bukan tanggung jawab mereka. Oleh karena itu, sangat penting untuk menjelaskan dalam ketentuan kerja yang harus dibaca dan disetujui oleh karyawan baru bahwa kendala eksternal seperti ini tidak dapat dijadikan alasan untuk tidak melaksanakan aktivitas kerja atau terlambat masuk.

Meskipun secara umum masalah seperti ban bocor atau motor mogok bisa dimasukkan dalam aturan umum perusahaan, pentingnya masalah ini bagi fresh graduate membuatnya perlu ditekankan secara khusus dalam ketentuan kerja.

Hal ini akan membantu mereka memahami bahwa sebagai karyawan, mereka bertanggung jawab untuk mengatasi kendala eksternal tersebut dan tidak menggunakannya sebagai alasan untuk menghindari tanggung jawab kerja.

Menyertakan hal ini dalam ketentuan penting untuk memastikan bahwa fresh graduate memahami ekspektasi perusahaan terkait tanggung jawab pribadi dan profesionalisme dalam menghadapi kendala eksternal, sehingga mereka dapat lebih proaktif dan bertanggung jawab dalam menjalankan tugasnya.

Ini juga membantu mengurangi penggunaan alasan-alasan eksternal sebagai pembenaran untuk tidak bekerja, yang pada akhirnya akan meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja.