Menjadi koordinator atau kepala divisi adalah tugas yang berat dan membutuhkan keterampilan manajemen yang efektif. Sebagai koordinator, Anda memiliki peran penting dalam mengkoordinasikan tugas, memeriksa pekerjaan, membantu menyelesaikan masalah, dan memastikan bahwa tugas yang Anda terima dilakukan dengan baik oleh subordinat Anda.

Disini kita akan membahas cara menjadi koordinator yang baik, sehingga Anda dapat membantu tim Anda menyelesaikan tugas dengan efektif dan sesuai target.

Adapun panduan yang kami tuliskan ini, merupakan intisari dari buku berjudul “The Effective Manager” karya Mark Horstman. Buku ini telah menjadi panduan utama bagi banyak pemimpin sukses dalam membangun dan mempertahankan tim yang produktif dan harmonis.

Kami telah merangkum konsep-konsep penting dari buku tersebut dan merancang panduan ini khususnya bagi peserta magang di Volunoid yang menginginkan penempatan di bagian manajerial dan kepemimpinan. Namun, tidak terbatas hanya bagi mereka, panduan ini juga sangat bermanfaat bagi siapa saja yang ingin mengembangkan keterampilan kepemimpinan mereka, baik itu pemimpin berpengalaman yang mencari cara untuk memperbaharui pendekatan mereka, atau individu yang baru mulai menapaki karir manajerial.

Panduan ini dapat memberikan pemahaman yang lebih dalam tentang apa yang diperlukan untuk menjadi pemimpin yang efektif dan dihargai.

 

Cara Menjadi Koordinator yang Baik dan Efektif

Mematuhi Standar Operasional Prosedur (SOP)

Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab, koordinator harus selalu mematuhi Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku di tempat kerja. Sebagai pemimpin, koordinator memiliki peran penting untuk menjadi contoh bagi subordinatnya. Menerapkan SOP dengan konsisten dan teliti menunjukkan profesionalisme dan membantu menciptakan lingkungan kerja yang teratur dan produktif.

Koordinator yang tidak mematuhi SOP sendiri akan merusak kepercayaan yang telah dibangun dengan subordinatnya. Kepercayaan ini penting untuk mendorong subordinat melakukan tugas mereka dengan baik. Jadi, patuhilah SOP dan tunjukkan perilaku yang diharapkan dari subordinat Anda.

Mengelola Tugas Sesuai dengan Struktur Hierarki

Struktur hierarki dalam organisasi memiliki peran yang sangat penting dalam menentukan aliran komunikasi dan penugasan tugas. Dalam struktur ini, atasan memberikan tugas kepada koordinator, yang kemudian mendelegasikan tugas tersebut kepada subordinatnya.

Menghormati struktur ini sangat penting untuk memastikan efisiensi dalam pengelolaan tugas. Misalnya, jika atasan langsung memberi tugas kepada subordinat tanpa melalui koordinator, bisa menimbulkan kebingungan dan gangguan dalam proses kerja.

Menyandang Tanggung Jawab

Sebagai seorang koordinator, Anda bertanggung jawab atas kesalahan yang mungkin dilakukan oleh subordinat Anda. Ketika terjadi kesalahan dalam pengerjaan tugas, atasan Anda akan memberikan teguran kepada Anda sebagai koordinator.

Anda kemudian perlu memberikan umpan balik konstruktif kepada subordinat yang membuat kesalahan tersebut dan membantu mereka belajar dari kesalahan itu. Membimbing dan mendukung subordinat Anda untuk tumbuh dan berkembang adalah bagian integral dari peran Anda sebagai koordinator.

Melakukan Pengecekan Rutin

Tanggung jawab koordinator juga meliputi melakukan pengecekan rutin pada setiap aktivitas dan hasil pekerjaan yang dilakukan oleh subordinat. Pengecekan ini bukan untuk mikro-manajemen, tetapi untuk memastikan kualitas pekerjaan dan mengetahui kemajuan tugas yang dikerjakan.

Pengecekan rutin ini juga bisa menjadi kesempatan bagi koordinator untuk memberikan pujian atau umpan balik kepada subordinat, yang bisa meningkatkan moral dan produktivitas tim.

Meningkatkan Komunikasi yang Efektif

Komunikasi adalah elemen penting dalam peran koordinator. Koordinator perlu menjaga jalur komunikasi terbuka dengan atasan dan subordinat. Jika subordinat memiliki pertanyaan atau menghadapi masalah, mereka seharusnya merasa nyaman untuk mengajukan masalah tersebut kepada koordinator, dan bukan langsung kepada atasan.

Dengan begitu, koordinator bisa lebih memahami apa yang dihadapi subordinat dan memberikan bantuan atau solusi yang diperlukan. Komunikasi yang baik akan memperkuat hubungan di antara anggota tim dan menciptakan lingkungan kerja yang mendukung dan produktif.

 

Mengatasi Rasa Sungkan dan Ketidaknyamanan Sebagai Kepala Divisi/ Koordinator yang Baru

Banyak orang merasa gugup dan tidak nyaman ketika pertama kali menempati posisi kepemimpinan. Mungkin Anda merasa sungkan, canggung karena dianggap sebagai ‘bos’, atau merasa tidak terbiasa memberi perintah dan hukuman.

Jika Anda merasa demikian, jangan khawatir. Anda tidak sendirian. Artikel ini akan membantu Anda menavigasi tantangan-tantangan ini dan beradaptasi dengan peran kepala divisi baru Anda dengan lebih nyaman dan efektif.

Tim Volunoid disini akan membahas berbagai topik, mulai dari bagaimana mengelola perasaan menjadi ‘bos’, membiasakan diri memberikan perintah, hingga mengatasi rasa tidak nyaman saat memberikan hukuman. Mari kita mulai perjalanan ini bersama-sama.

Mengelola Perasaan Menjadi ‘Bos’

Saat Anda baru diangkat menjadi koordinator atau kepala divisi, mungkin ada rasa gugup atau sungkan, seperti terlalu mendominasi atau terasa sebagai ‘bos’. Perlu diingat bahwa peran kepala divisi adalah untuk memimpin dan mengarahkan tim, dan ini bukan tentang dominasi, tetapi tentang pengarahan dan koordinasi yang efektif. Seiring waktu dan dengan praktek, Anda akan menjadi lebih nyaman dengan peran ini.

Membiasakan Diri Memberikan Perintah

Memberikan perintah adalah bagian dari tugas seorang koordinator. Mungkin pada awalnya Anda merasa tidak terbiasa atau malu, tetapi ini adalah bagian penting dari peran Anda. Pastikan perintah Anda jelas, spesifik, dan realistis, dan selalu memberikan konteks atau alasan mengapa tugas itu penting. Ini akan membantu Anda merasa lebih nyaman saat memberikan perintah dan juga membantu tim Anda memahami tujuannya.

Mengatasi Rasa Tidak Nyaman Memberikan Hukuman

Sebagai kepala divisi, Anda mungkin perlu memberikan teguran atau hukuman jika anggota tim Anda tidak memenuhi standar atau melanggar aturan. Meskipun ini mungkin merasa tidak nyaman, penting untuk diingat bahwa tujuannya adalah untuk membantu tim Anda tumbuh dan berkembang, bukan untuk merendahkan atau menghukum. Saat memberikan hukuman, pastikan itu adil, konsisten, dan sebanding dengan kesalahan yang dilakukan.

Menyikapi Perasaan Dianggap Sombong

Kadang-kadang, mengambil peran kepemimpinan dapat menimbulkan persepsi bahwa Anda merasa lebih baik atau lebih penting dari orang lain. Penting untuk menunjukkan dengan tindakan dan komunikasi Anda bahwa Anda menghargai setiap anggota tim dan berusaha bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Tunjukkan rasa hormat dan pendengaran yang baik, dan selalu cari cara untuk membantu dan mendukung tim Anda.

Setiap kali Anda merasa sungkan atau tidak nyaman, ingatlah bahwa perasaan ini normal dan sebagian besar orang merasakannya saat mereka pertama kali mengambil peran kepemimpinan. Dengan waktu, kesabaran, dan praktek, Anda akan menjadi lebih nyaman dan efektif dalam peran Anda sebagai koordinator atau kepala divisi.

 

Catatan Penutup dalam Menjadi Koordinator

Memimpin sebagai koordinator atau kepala divisi membutuhkan keterampilan dan pengetahuan khusus, namun dengan praktik dan dedikasi, Anda bisa menjadi pemimpin yang efektif.

Ingatlah bahwa menjadi koordinator yang baik bukan hanya tentang menyelesaikan tugas, tetapi juga membangun hubungan kerja yang baik dengan tim Anda.

Semoga artikel ini memberikan Anda wawasan dan alat yang Anda butuhkan untuk sukses dalam peran ini. Selamat memimpin!